Rozpocznij już dziś!
Rozwijaj i skaluj swój biznes dzięki kompleksowej platformie wspierającej pracę biur księgowych
Wypróbuj za darmo
E-mail marketing w biurze rachunkowym? Brzmi jak coś nudnego, technicznego i być może zbędnego. Jednak w rzeczywistości kampanie mailingowe mogą być niezwykle skuteczne, nawet w tak specyficznej branży jak księgowość. Wystarczy dobrze przemyślana strategia, a skrzynki odbiorcze Twoich klientów mogą stać się miejscem, w którym nie tylko znajdą potrzebne informacje, ale i poczują, że współpracują z partnerem, który rozumie ich potrzeby. I to bez nachalnego sprzedawania czegokolwiek. Zobacz, jak zaplanować e-mail marketing dla biura księgowego.
Najprościej mówiąc, to sposób komunikacji z obecnymi i potencjalnymi klientami poprzez wiadomości wysyłane na skrzynkę e-mail. Tyle że jest to bardzo uproszczona definicja. W praktyce chodzi o tworzenie wartościowego, spójnego i zaplanowanego systemu komunikacji, który daje odbiorcy konkretną korzyść – od wiedzy, przez przypomnienia, po oferty. W biurze rachunkowym e-mail marketing może być narzędziem zarówno sprzedażowym, jak i budującym relacje. Nie polega on na spamowaniu baz przypadkowych adresów. To raczej przemyślana wymiana informacji, w której każda wiadomość ma swój cel, ton i treść dopasowaną do odbiorcy.
Zdecydowanie tak, i to duży. Branża księgowa jest specyficzna – klienci oczekują rzetelności, terminowości i zrozumienia skomplikowanych przepisów. To oznacza, że biuro rachunkowe ma w rękach potężny kapitał: wiedzę, którą można przekazać w przystępny sposób.
Regularne wiadomości e-mail pozwalają utrzymywać kontakt z klientami poza obowiązkowym rozliczeniem PIT czy comiesięcznym przesyłaniem dokumentów. Dzięki nim biuro może przypominać o terminach, wyjaśniać zmiany w prawie, sugerować dodatkowe usługi czy dzielić się praktycznymi poradami. W efekcie klient czuje, że ma do czynienia z partnerem, a nie tylko z dostawcą i wykonawcą usługi.
E-mail marketing nie jest celem samym w sobie. To narzędzie, które ma realizować konkretne zadania, wspierać sprzedaż i relacje, a czasem po prostu usprawniać codzienną obsługę klientów.
Nie wszystkie wiadomości będą miały ten sam cel. Różne formaty i treści sprawią, że komunikacja staje się ciekawsza i lepiej dopasowana do potrzeb konkretnych odbiorców.
To jeden z fundamentów e-mail marketingu w księgowości. Regularne podsumowania najważniejszych zmian w prawie, przypomnienia o obowiązkach czy krótkie analizy skutków nowych regulacji pomagają klientom orientować się w gąszczu przepisów. Kluczem jest prosty język – tak, aby przedsiębiorca mógł od razu zrozumieć, co dana zmiana oznacza dla niego w praktyce.
Nie każdy klient wie, jak przygotować się do rocznego rozliczenia czy jakie dokumenty zebrać przed kontrolą skarbową. Edukacyjne e-maile mogą zawierać instrukcje krok po kroku, odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania czy listy kontrolne ułatwiające codzienną pracę przedsiębiorcy. To nie tylko buduje ekspercki wizerunek, ale też zmniejsza liczbę błędów po stronie klienta.
Opóźniony przelew podatku VAT czy brak wysłanej deklaracji CIT to nie tylko stres, ale i realne kary finansowe. Wysyłanie terminowych przypomnień sprawia, że klienci czują się zaopiekowani, a biuro postrzegane jest jako partner dbający o ich interesy.
E-mail marketing może wspierać sprzedaż – pod warunkiem że robi to subtelnie i w odpowiednim kontekście. Przykładowo: darmowa konsultacja podatkowa przed końcem roku czy zniżka na usługę kadrowo-płacową dla klientów biura. Ważne, by komunikat jasno wskazywał korzyści i był skierowany do właściwie dobranej grupy odbiorców.
Początek współpracy to moment, w którym klient potrzebuje jasnych informacji. Automatyczne wiadomości powitalne mogą zawierać instrukcje przekazywania dokumentów, listę wymaganych danych, linki do przydatnych materiałów czy wprowadzenie do obsługi platformy takiej jak 5 ways... , która oszczędzi czas zarówno klientowi, jak i pracownikom biura.
Bez solidnej bazy odbiorców nie może być mowy o skutecznym e-mail marketingu. Jej kompletowanie zaczyna się od prostych elementów: widocznych formularzy zapisu na stronie internetowej, które zachęcają do podania adresu e-mail w zamian za konkretną wartość (tzw. lead magnet). Może to być e-book o optymalizacji podatków, checklisty dla przedsiębiorców czy dostęp do zamkniętego webinaru.
Kluczowe (tym bardziej w kontekście omawianej branży) jest też legalne pozyskiwanie danych. Zgoda użytkownika, jasna informacja o celu przetwarzania adresu e-mail i zgodność z RODO to absolutna podstawa. Dobrze jest również od razu pomyśleć o segmentacji bazy. Podział odbiorców na grupy – według branży, rodzaju usługi czy etapu współpracy – pozwala wysyłać bardziej spersonalizowane i trafne treści. Dzięki temu klient, który przykładowo prowadzi jednoosobową działalność, nie dostanie wiadomości o rozwiązaniach dla spółek akcyjnych.
Wyobraźmy sobie, że biuro rachunkowe chce pozyskać nowych klientów wśród małych firm. Kampania zaczyna się od lead magnetu, np. darmowego poradnika „10 najczęstszych błędów podatkowych, których łatwo uniknąć”. Pobranie materiału wymaga zostawienia adresu e-mail.
Następnie odbiorca otrzymuje automatyczną wiadomość powitalną, w której dziękujemy za pobranie poradnika i przedstawiamy krótko biuro oraz zakres usług. Kolejny krok to seria edukacyjnych e-maili – każdy porusza inny, praktyczny temat, np. „Jak przygotować dokumenty do rozliczenia VAT” albo „Co zrobić, gdy urząd skarbowy zapowiada kontrolę”.
Po kilku takich wiadomościach pojawia się pierwsza oferta – np. darmowa konsultacja podatkowa lub zniżka na pierwsze 3 miesiące obsługi księgowej. Dwa-trzy dni później wysyłane jest przypomnienie dla tych, którzy nie zareagowali. Całość zamyka podsumowanie, w którym jeszcze raz pokazujemy korzyści ze współpracy i umożliwiamy łatwe nawiązane kontaktu.
Dobrze zaplanowany e-mail marketing dla biura rachunkowego pozwala utrzymywać stały kontakt z klientami, budować zaufanie i nienachalnie zwiększać sprzedaż usług. Niezbędna jest jednak wartościowa treść dopasowana do odbiorców, regularność wysyłki i dbałość o legalne pozyskiwanie adresów. Gdy wiadomości są jasne, pomocne i spersonalizowane, stają się naturalnym przedłużeniem relacji z klientem – a nie tylko kolejnym komunikatem w skrzynce.
Kliknij i polub jeśli pomogliśmy :)
Rozwijaj i skaluj swój biznes dzięki kompleksowej platformie wspierającej pracę biur księgowych
Wypróbuj za darmo
Już 7 lipca nastąpi kolejna aktualizacja systemu 5 ways..., a w niej kolejne usprawnienia. Można się spodziewać rozbudowy wizytówek ekspertów, jak również listy klientów. Jakie dokładnie funkcje zostaną wprowadzone? Przeczytaj!
Pragniemy poinformować, że 22 maja 2024 roku została przeprowadzona aktualizacja systemu 5 ways... w ramach której wdrożono m.in. katalog ekspertów, listę klientów i zoptymalizowano funkcje ankiet i obsługi spraw. Przeczytaj artykuł i poznaj szczegóły!