Rozpocznij już dziś!
Rozwijaj i skaluj swój biznes dzięki kompleksowej platformie wspierającej pracę biur księgowych
Wypróbuj za darmo
Praca w modelu hybrydowym weszła do firm na stałe, a pandemia jedynie przyspieszyła zmiany, które i tak były nieuniknione. Wraz z nimi pojawiła się konieczność zupełnie innego spojrzenia na bezpieczeństwo danych i zakres ochrony informacji, które każdego dnia przepływają przez firmowe systemy. To już nie jest kwestia wygody czy wyboru – to fundament operacyjnego spokoju organizacji. Dlatego coraz więcej firm zaczyna poważnie zastanawiać się, jak realnie zabezpieczać poufne dane w hybrydowym środowisku pracy.
Wraz z upowszechnieniem modeli pracy, w których pracownik wykonuje obowiązki częściowo z biura, a częściowo zdalnie, ochrona danych przestała być prostym zadaniem administracyjnym. Firmy muszą brać pod uwagę zróżnicowane środowiska, w których informacje są przetwarzane – często obejmujące prywatne urządzenia, niezabezpieczone sieci wi-fi, przypadkowych obserwatorów czy ryzyko utraty danych w wyniku błędów ludzkich. Dlatego profesjonalne zarządzanie dostępami i bezpieczeństwem danych staje się kluczowym elementem pracy hybrydowej oraz jednym z najważniejszych obszarów odpowiedzialności pracodawcy.
W dobie pracy hybrydowej ochrona danych osobowych oraz poufnych informacji wymaga zarówno odpowiednich narzędzi, jak i procesów, które w jasny sposób określają zasady postępowania.
To właśnie procedury ochrony danych pozwalają firmie reagować na nowe zagrożenia, dopasowywać działania do specyfiki pracy i utrzymywać zgodność z regulacjami. W takim środowisku brak wdrożonych zasad może szybko naruszyć stabilność operacyjną organizacji.
Efektywne zabezpieczanie danych zaczyna się tam, gdzie kończy się improwizacja. Kiedy firma świadomie zarządza dostępami, minimalizuje ryzyko wycieku danych, zwiększa bezpieczeństwo operacji i zapewnia sobie pełną widoczność tego, co dzieje się z firmowymi zasobami – niezależnie od modelu pracy.
Pierwszą zasadą skutecznego zarządzania jest pełna przejrzystość w dostępie do danych. Hybrydowy model pracy powoduje, że przepływ dokumentów jest bardziej rozproszony, a im więcej osób pracuje z różnych lokalizacji, tym większe ryzyko naruszenia bezpieczeństwa danych. Konieczne staje się więc ustalenie precyzyjnych ról i poziomów dostępu, tak aby każdy pracownik miał wgląd wyłącznie do obszarów niezbędnych w codziennych zadaniach. Model zero trust (który zdecydowanie warto wdrożyć) odrzuca podejście oparte na domyślnym zaufaniu – skupia się na ciągłej weryfikacji, dzięki czemu ogranicza skutki ewentualnego ataku lub przechwycenia danych.
Firmy, które przechowują informacje w wielu nieskoordynowanych miejscach, narażają się na ryzyko utraty danych, niekontrolowane udostępnienia oraz brak zgodności z procedurami. Centralne repozytorium dokumentów jest podstawą bezpiecznego środowiska pracy, ponieważ umożliwia monitorowanie zmian, kontrolę nad wersjami oraz szybsze reagowanie w sytuacjach kryzysowych.
Oprogramowanie wyposażone w mechanizmy archiwizacji i wersjonowania pozwala firmie zachować spójność nawet wtedy, gdy zespoły działają w pełni zdalnie.
Jednym z filarów współczesnego zarządzania w zakresie bezpieczeństwa danych jest możliwość monitorowania operacji na dokumentach. Historia działań pozwala odtworzyć zdarzenia, ustalić źródło naruszenia i ocenić, czy udostępnienie danych odbyło się zgodnie z politykami bezpieczeństwa. W środowisku hybrydowym taka wiedza jest niezbędna, ponieważ pracodawca nie ma stałej kontroli nad tym, z jakich urządzeń lub sieci korzysta pracownik.
Szyfrowanie danych chroni przed dostępem osób niepowołanych, nawet jeśli dojdzie do przechwytywania danych w sieci. W dobie pracy hybrydowej ryzyko narasta, ponieważ użytkownicy często pracują w przestrzeniach, w których korzystają z publicznych lub prywatnych sieci wi-fi – ale często niezabezpieczonych. Ochrona danych musi więc obejmować cały przepływ – zarówno przechowywanie, jak i ich przesył. Równie ważne jest stosowanie VPN, czyli wirtualnej sieci prywatnej, która tworzy bezpieczny tunel komunikacyjny i minimalizuje ryzyko ataków sieciowych.
Udostępnianie danych osobom spoza organizacji może być bardzo ryzykowne, jeśli odbywa się bez nadzoru. Firmy powinny stosować wyraźne reguły dotyczące zakresu udostępniania danych i precyzyjnie określać, które informacje mogą opuścić firmową infrastrukturę. Ograniczenia pobierania i możliwość wygaszania dostępu po określonym czasie pozwalają ograniczyć ryzyko wycieku danych nawet wtedy, gdy pracownik pracuje z domu.
Bezpieczny model pracy hybrydowej nie istnieje bez rozwiązań, które gwarantują stabilność operacyjną oraz zgodność z zasadami ochrony danych. Świetnym przykładem jest system 5ways... wspierający biura księgowe w utrzymaniu bezpieczeństwa w zdalnej i hybrydowej pracy. Oferuje on szereg funkcji kluczowych w tym obszarze:
W wielu organizacjach realne ryzyko wynika ze stosowania urządzeń osobistych do pracy. Jeśli sprzęt nie posiada aktualizacji, odpowiednich zabezpieczeń i kontroli antywirusowej, nawet najlepsze procedury ochrony danych mogą okazać się niewystarczające.
W firmach coraz częściej pojawia się zasada, która wymaga stosowania firmowego oprogramowania, uwierzytelniania wieloskładnikowego i innych rozwiązań zabezpieczających logowanie w każdym miejscu pracy. Wirtualna sieć prywatna pozwala ograniczyć zagrożeniami wynikającymi z pracy na niezaufanych sieciach wi-fi, natomiast klarowna polityka sprzętowa zmniejsza ryzyko naruszenia bezpieczeństwa danych podczas pracy zdalnej.
Każda organizacja powinna mieć jasno określone procedury, które opisują kolejność działań w przypadku wykrycia incydentu, naruszenia bezpieczeństwa danych lub nieautoryzowanego dostępu. Hybrydowe środowisko pracy wymaga natychmiastowej reakcji – od szybkiego odcięcia użytkownika, przez analizę operacyjną, po przywrócenie dostępu do danych w kontrolowanych warunkach. Tylko wtedy firma jest w stanie zminimalizować skutki ataku i zapobiec jego dalszemu rozprzestrzenianiu.
Technologia nie jest w stanie w pełni zabezpieczać danych, jeśli pracownik nie rozumie zagrożeń. Świadomość czyhających niebezpieczeństw, umiejętność rozpoznawania prób np. phishingu, rozsądne korzystanie z sieci wi-fi oraz dbałość o zgodność z politykami bezpieczeństwa danych to kompetencje, które w hybrydowym środowisku pracy stają się już absolutnym standardem.
Edukacja musi być stałym procesem – firma może wówczas liczyć na to, że cały zespół przyczynia się do zapewnienia bezpieczeństwa danych w środowisku pracy hybrydowej i zdalnej.
Nowoczesne modele pracy stawiają przed organizacjami ogromne wymagania w zakresie bezpieczeństwa danych, ale jednocześnie pozwalają budować bardziej elastyczne, świadome i odpowiedzialne środowisko pracy. Niezbędne jest połączenie technologii, jasnych procedur i edukacji, która wzmacnia kompetencje zespołu.
Firmy, które potrafią dostosowywać swoje działania do specyfiki pracy hybrydowej, zyskują stabilność operacyjną, sprawnie odpowiadają na wyzwania związane z bezpieczeństwem danych i tworzą fundament pod długotrwałą ochronę informacji.
Kliknij i polub jeśli pomogliśmy :)
Rozwijaj i skaluj swój biznes dzięki kompleksowej platformie wspierającej pracę biur księgowych
Wypróbuj za darmo
Aktualizacja systemu 5 ways wprowadza nowe typy zadań (delegowane, kroczące), obsługę załączników w kartach zadań oraz widok kalendarza. Dodano powiązania z CRM (Klienci, Leady) oraz zoptymalizowano interfejs UX/UI dla lepszej nawigacji.
Nadchodząca styczniowa aktualizacja 5 ways to nowy integrator pocztowy. System automatycznie sortuje maile i przypisuje je do kart CRM. wg kategorii. Zapewnia płynność pracy przy nieobecnościach, ochronę historii RODO oraz wspólny wgląd w ustalenia.