Rozpocznij już dziś!
Rozwijaj i skaluj swój biznes dzięki kompleksowej platformie wspierającej pracę biur księgowych
Wypróbuj za darmo
Czy ankieta w biurze rachunkowym musi sprowadzać się tylko do pytania: „Czy jest Pan/Pani zadowolony z obsługi”? Absolutnie nie. W praktyce to jedno z najbardziej uniwersalnych narzędzi, które daje dostęp do wiedzy o klientach, wspiera decyzje biznesowe i pozwala wyprzedzać potrzeby rynku. Umiejętnie skonstruowane ankiety potrafią zmienić sposób, w jaki biuro buduje relacje z przedsiębiorcami i rozwija swoją ofertę. Sprawdź mniej oczywiste sposoby wykorzystania ankiet w biurze rachunkowym!
Na pierwszy rzut oka ankiety w księgowości mogą wydawać się mało potrzebne. Tymczasem to narzędzie, które sprawdza się w wielu sytuacjach – nie tylko do mierzenia poziomu zadowolenia klientów. Odpowiednio zaprojektowane pytania pozwalają odkrywać potrzeby przedsiębiorców, testować nowe pomysły, a nawet budować silniejsze relacje z całym otoczeniem biura – od klientów po pracowników.
Zmiany w przepisach zawsze wywołują u klientów pytania i niepewność. Zamiast zgadywać, kto poradzi sobie sam, a kto będzie potrzebował dodatkowego wsparcia, warto zebrać dane u źródła. Ankieta rozesłana do klientów pozwala sprawdzić, czy wiedzą, jakie obowiązki na nich ciążą, czy mają odpowiednie narzędzia i jak bardzo liczą na pomoc biura. Dzięki temu można podzielić przedsiębiorców na grupy – od dobrze przygotowanych po tych, którzy wymagają pełnej opieki. To ułatwia planowanie komunikacji i ustalanie priorytetów.
Pierwsze tygodnie współpracy z klientem są kluczowe. To wtedy biuro rachunkowe musi poznać nie tylko dokumenty, ale też preferencje i styl działania przedsiębiorcy. Ankieta onboardingowa pozwala zebrać informacje w sposób uporządkowany: jakie kanały komunikacji klient preferuje, z jakimi problemami zmagał się w poprzedniej obsłudze księgowej, czego oczekuje od obecnej współpracy. Taki zestaw danych skraca czas wdrożenia i minimalizuje ryzyko nieporozumień.
Trudno poprawić doświadczenia klientów, jeśli nie wiemy, jak wygląda ich ścieżka kontaktu z biurem. Ankiety mogą służyć do mapowania customer journey – od pierwszego zapytania ofertowego, przez onboarding, po bieżącą obsługę i kontakt w sytuacjach kryzysowych. Pytając klientów o to, które momenty współpracy są dla nich najbardziej problematyczne, a które oceniają najlepiej, biuro zyskuje punkt odniesienia do optymalizacji procesów. Czasem wystarczy prosta zmiana, np. szybsza odpowiedź na pytania e-mailowe, by znacząco poprawić odbiór całej współpracy.
Artykuły blogowe, newslettery czy webinary lepiej trafiają do odbiorców, jeśli wynikają z realnych pytań i problemów. Ankiety to znakomite źródło inspiracji do contentu edukacyjnego i marketingowego. Klienci często wskazują tematy, których nie rozumieją, np. kwestie kosztów uzyskania przychodu, rozliczeń samochodu w firmie czy zasad pracy zdalnej. Zebrane odpowiedzi można bezpośrednio przełożyć na tematy postów, materiałów wideo czy checklist. Dzięki temu biuro staje się dla przedsiębiorców nie tylko dostawcą usług księgowych, ale też przewodnikiem w świecie finansów i podatków.
Nie każda ankieta musi dotyczyć opinii czy satysfakcji. Można je wykorzystać jako krótkie quizy badające poziom wiedzy klientów na temat nowych regulacji. To nie tylko świetny sposób na edukację, ale też na zidentyfikowanie osób, które potrzebują dodatkowych szkoleń lub materiałów. Jeśli połowa klientów błędnie odpowiada na pytanie dotyczące stawek VAT w e-commerce, to znak, że biuro powinno przygotować klarowny poradnik. Takie działania zwiększają zaufanie i umacniają pozycję biura jako eksperta.
Nie wszyscy klienci biura rachunkowego chcą tego samego. Jedni oczekują wyłącznie poprawnego prowadzenia ksiąg, inni liczą na proaktywne doradztwo i analizy finansowe. Dzięki ankietom można łatwo podzielić klientów na segmenty i dostosować ofertę do różnych oczekiwań. Taka wiedza pozwala nie tylko lepiej obsługiwać obecnych przedsiębiorców, ale też przygotować różne pakiety usług, co zwiększa atrakcyjność oferty. Segmentacja ułatwia także planowanie działań marketingowych – zamiast komunikatu „dla wszystkich”, biuro może mówić językiem dopasowanym do poszczególnych grup.
Klienci, którzy chętnie udzielają pozytywnych odpowiedzi w ankietach, mogą stać się naturalnymi ambasadorami biura rachunkowego. Warto w kolejnych krokach poprosić ich o krótkie rekomendacje, zgodę na publikację opinii czy udział w case study. Sama ankieta jest więc punktem wyjścia do budowania społecznego dowodu słuszności i wzmocnienia reputacji marki. Co ważne, to klienci sami sygnalizują gotowość do takiej współpracy, więc biuro nie musi obawiać się, że prośba zostanie odebrana jako nachalna.
Zanim biuro wdroży kosztowną usługę, np. kompleksową obsługę księgową dla sklepów internetowych, warto sprawdzić, czy klienci faktycznie są nią zainteresowani. Krótka ankieta pozwala ocenić potencjalne zapotrzebowanie, a także dowiedzieć się, jakie elementy usługi byłyby najważniejsze. Często okazuje się, że klienci oczekują czegoś innego, niż pierwotnie zakładano. Takie badanie minimalizuje ryzyko błędnych inwestycji i pozwala szybciej reagować na zmiany w otoczeniu rynkowym.
Ankiety nie muszą być kierowane wyłącznie do klientów. Wewnętrzne badania wśród pracowników pomagają lepiej zrozumieć ich potrzeby i wyzwania w codziennej pracy. Dzięki nim można sprawdzić, które procesy wymagają usprawnienia, jak oceniają narzędzia IT albo jakie mają pomysły na poprawę obsługi klienta. Zbieranie opinii zespołu wzmacnia kulturę organizacyjną i daje poczucie, że głos pracowników naprawdę się liczy. To przekłada się bezpośrednio na jakość usług świadczonych klientom.
Ankiety mogą pełnić rolę wskaźnika odporności samego biura rachunkowego. Regularne badanie poziomu satysfakcji klientów pozwala zauważyć zmiany w dłuższej perspektywie i ocenić, jak firma radzi sobie z rosnącą konkurencją czy kolejnymi reformami podatkowymi. To swoisty wskaźnik kondycji biura – jeśli odpowiedzi klientów zaczynają pokazywać spadek zadowolenia, to jasny sygnał, że należy wprowadzić korekty w procesach, komunikacji albo ofercie. Dzięki temu biuro może szybciej reagować na wyzwania rynkowe i utrzymywać stabilność nawet w trudniejszych czasach.
Ankieta to proste narzędzie, ale jej potencjał zależy od sposobu wykorzystania. Źle zadane pytanie daje niewiele wartości, natomiast dobrze przemyślana konstrukcja otwiera drogę do strategicznych decyzji, lepszej obsługi i rozwoju oferty. W biurze rachunkowym ankiety mogą być nie tylko „termometrem satysfakcji”, ale też kompasem wskazującym kierunek rozwoju.
System 5 ways… wspiera biura rachunkowe w tworzeniu profesjonalnych ankiet i ich sprawnym dystrybuowaniu do klientów. Dzięki temu łatwo zebrać odpowiedzi, analizować wyniki i przekładać je na konkretne działania biznesowe. To narzędzie, które pozwala nie tylko słuchać klientów, ale przede wszystkim działać szybciej i skuteczniej – a to dziś jeden z najważniejszych czynników przewagi konkurencyjnej.
Kliknij i polub jeśli pomogliśmy :)
Rozwijaj i skaluj swój biznes dzięki kompleksowej platformie wspierającej pracę biur księgowych
Wypróbuj za darmo
Już 7 lipca nastąpi kolejna aktualizacja systemu 5 ways..., a w niej kolejne usprawnienia. Można się spodziewać rozbudowy wizytówek ekspertów, jak również listy klientów. Jakie dokładnie funkcje zostaną wprowadzone? Przeczytaj!
Pragniemy poinformować, że 22 maja 2024 roku została przeprowadzona aktualizacja systemu 5 ways... w ramach której wdrożono m.in. katalog ekspertów, listę klientów i zoptymalizowano funkcje ankiet i obsługi spraw. Przeczytaj artykuł i poznaj szczegóły!