E-doręczenia dla przedsiębiorców – jak to wygląda w praktyce?

Usługa e-doręczenia dla przedsiębiorców umożliwia dostarczanie oficjalnej korespondencji – np. pism urzędowych – drogą elektroniczną i docelowo ma całkowicie zastąpić klasyczne listy polecone wysyłane za poleceniem odbioru. Jak to rozwiązanie pomoże w uproszczeniu obiegu dokumentów firmowych? Na czym w praktyce polega usługa e-Doręczeń i jak będzie to wyglądać w przypadku firm i biur rachunkowych obsługujących swoich klientów w zakresie księgowości?

Czym są e-doręczenia dla przedsiębiorców?

E-Doręczenia to usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, czyli nowoczesna forma komunikacji z administracją publiczną – zaliczana do kategorii tzw. usług zaufania. Działa na podobnej zasadzie jak list polecony za potwierdzeniem odbioru, tyle że w wersji cyfrowej. Przedsiębiorca, który posiada skrzynkę do e-Doręczeń, może odbierać i przesyłać pisma urzędowe w formie elektronicznej.

Warto podkreślić, że system e-Doręczeń został zaprojektowany tak, aby zapewnić pełną identyfikację nadawcy i odbiorcy. Dzięki temu przesłana korespondencja ma moc prawną, a moment odbioru pisma jest potwierdzony w sposób jednoznaczny i rejestrowany.

Całość opiera się na specjalnie przygotowanej sieci skrzynek e-Doręczeń oraz centralnej bazie adresów elektronicznych (BAE), którą prowadzi Ministerstwo Cyfryzacji. To właśnie tam trafiają wszystkie adresy do doręczeń elektronicznych firm, instytucji i osób wykonujących zawody zaufania publicznego.

Usługa e-doręczenia dla przedsiębiorców – jak są realizowane doręczenia elektroniczne?

Doręczenia elektroniczne mogą być realizowane na dwa sposoby:

• w ramach publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego;
• w ramach kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego.

Obie opcje mają charakter oficjalny i spełniają wymogi prawne, ale różnią się zakresem zastosowania i dostępnością.

System działa jak elektroniczna poczta polecona. Przedsiębiorca, który chce korzystać z e-Doręczeń, musi najpierw złożyć wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń, a następnie aktywować swoją skrzynkę. Po aktywacji adres trafia do BAE, a przedsiębiorca zyskuje dostęp do komunikacji z podmiotami publicznymi (urzędami skarbowymi, ZUS, sądami, jednostkami samorządu terytorialnego itd.).

Każde pismo wysłane z urzędu trafia na skrzynkę adresata i jest uznawane za doręczone. Co więcej – jeśli odbiorca nie odczyta go w ciągu 14 dni, następuje tzw. fikcja doręczenia. To oznacza, że pismo zostaje uznane za skutecznie doręczone tak jak w przypadku listu poleconego za potwierdzeniem odbioru.

E-doręczenia – dla kogo obowiązkowe i od kiedy?

Obowiązek korzystania z e-doręczeń nie dotyczy jeszcze wszystkich, ale stopniowo obejmuje kolejne grupy.

Od 1 stycznia 2025 r. obowiązek obejmuje wszystkie nowo zakładane firmy wpisywane do CEIDG oraz podmioty wpisywane do KRS. Dotyczy to również zawodów zaufania publicznego takich jak doradcy podatkowi, notariusze, adwokaci czy rzecznicy patentowi.

Kolejny termin to 1 kwietnia 2025 r. – od tego dnia korzystanie z systemu e-Doręczeń stało się obowiązkowe dla wszystkich firm, które już są wpisane do KRS (zarejestrowane przed 1 stycznia 2025 r.).

Z kolei przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą zarejestrowaną w CEIDG mają czas do 1 października 2026 r. Dla nowych JDG, które zostaną zarejestrowane po 1 stycznia 2025 r., wymóg założenia adresu e-doręczeń obowiązuje od momentu rejestracji firmy.

Dla firm oznacza to jedno: jeśli jeszcze nie masz skrzynki, czas zaplanować jej wdrożenie. To nie tylko wymóg prawny, ale też krok w stronę bardziej nowoczesnej i uporządkowanej komunikacji.

E-doręczenia dla biur rachunkowych – uprawnienia do prowadzenia skrzynki w imieniu klientów

Biura rachunkowe mogą odegrać istotną rolę we wdrażaniu e-Doręczeń u swoich klientów. System przewiduje bowiem możliwość ustanowienia pełnomocnika, który może zarządzać skrzynką w imieniu przedsiębiorcy. W tej roli świetnie sprawdza się właśnie biuro rachunkowe.

W praktyce oznacza to, że to księgowy – jako pełnomocnik – będzie mógł zalogować się do skrzynki klienta, odbierać pisma z urzędów i dbać o terminowe odpowiedzi. Oczywiście wszystko na podstawie odpowiednich upoważnień – najczęściej podpisanych elektronicznie z wykorzystaniem profilu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Dzięki temu przedsiębiorca nie musi samodzielnie obsługiwać korespondencji z urzędami. A biuro rachunkowe zyskuje nowy zakres usług – bardziej kompleksowy i dostosowany do realiów cyfrowej administracji.

Integracja usługi e-doręczeń z zewnętrznymi systemami

Jednym z największych atutów e-doręczeń jest możliwość integracji z systemem elektronicznego obiegu dokumentów. W 5 ways... zadbaliśmy o to, aby nasza platforma dla biur rachunkowych w pełni wspierała obsługę e-doręczeń.

Jak to działa? Pisma przesłane z urzędów są automatycznie odbierane przez system, przyporządkowane do odpowiednich klientów, a następnie archiwizowane. Biuro rachunkowe może je w prosty sposób przypisać do sprawy, przekazać do klienta lub przygotować odpowiedź. Wszystko odbywa się bez konieczności ręcznego logowania się do rządowego systemu czy przeklejania dokumentów między folderami.

To ogromna oszczędność czasu – zarówno dla biura, jak i dla przedsiębiorcy. Obsługa e-Doręczeń przestaje być uciążliwym obowiązkiem, a staje się częścią uporządkowanego, zautomatyzowanego procesu. Biura rachunkowe mogą w ten sposób zaoferować klientom dodatkową wartość – nowoczesne podejście do obsługi administracyjnej i pełne bezpieczeństwo korespondencji z urzędami.

System e-doręczeń dla sektora księgowego – podsumowanie

System e-doręczenia dla przedsiębiorców to już nie opcja, ale nowy standard. Przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG czy wpisani do KRS muszą przygotować się na nową formę kontaktu z urzędami.

Dla biur rachunkowych to świetna okazja, by wzmocnić swoją pozycję i poszerzyć zakres usług. Dzięki narzędziom takim jak 5ways... można obsługiwać skrzynki do e-Doręczeń swoich klientów, odbierać elektroniczne listy polecone, prowadzić archiwum dokumentów i reagować na pisma z urzędów w jednym miejscu.

Nie trzeba już sprawdzać skrzynki ręcznie. Nie trzeba przeklejać plików. Nie trzeba stresować się terminami. System działa, identyfikuje odbiorcę, przesyła dokumenty z potwierdzeniem odbioru – i robi to automatycznie.

Cyfryzacja dzieje się tu i teraz. Warto z niej skorzystać – nie tylko dlatego, że jest obowiązkowa, ale dlatego, że po prostu ułatwia codzienną pracę. Jeśli jeszcze nie korzystasz z e-Doręczeń, zrób pierwszy krok. A jeśli obsługujesz klientów jako biuro rachunkowe – sprawdź, jak zintegrować usługę z platformą 5ways... i przyspieszyć obieg dokumentów firmowych.