Rozpocznij już dziś!
Rozwijaj i skaluj swój biznes dzięki kompleksowej platformie wspierającej pracę biur księgowych
Wypróbuj za darmo
Czy pracodawca może czytać e-maile pracowników? To pozornie proste pytanie otwiera szerokie pole do dyskusji. Pracodawca jako osoba zarządzająca pracą osób zatrudnionych w firmie ma przecież dużo praw – ale czy wśród nich jest możliwość czytania cudzej korespondencji? Co w przypadku, gdy pracownik korzysta z służbowej poczty także do celów prywatnych? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w poniższym wpisie.
W dobie pracy zdalnej, cyfrowej komunikacji i nieustannego przepływu informacji pytanie o to, czy pracodawca może czytać e-maile pracowników, pojawia się coraz częściej. Z jednej strony mamy konieczność dbania o organizację pracy, z drugiej – ochrony dóbr osobistych pracownika, takich jak tajemnica korespondencji. Gdzie przebiega granica?
Z racji tego, że kwestia kontrolowania poczty elektronicznej pracowników ma bezpośredni związek z aspektem zawodowym, pierwszym krokiem powinno być sprawdzenie Kodeksu pracy. Znajdziemy w nim informacje dotyczące uprawnień pracodawcy w tym zakresie. W art. 223. § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku czytamy:
„Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika - „monitoring poczty elektronicznej”.
To oznacza jedno: pracodawca może czytać maile służbowe pracownika, ale tylko wtedy, gdy jest to rzeczywiście konieczne i uzasadnione potrzebami firmy. Sam fakt, że pracownik korzysta z firmowej skrzynki e-mail, nie daje szefowi „otwartego wglądu” w jego korespondencję. Monitoring poczty elektronicznej nie jest i nigdy nie powinien być narzędziem do szpiegowania.
To, że pracodawca ma prawo czytać maile pracowników, nie oznacza, że może to robić bez ograniczeń. Wręcz przeciwnie – kontrola poczty pracownika musi odbywać się na jasno określonych zasadach. Przede wszystkim – pracownik musi o niej wiedzieć.
Zasady monitoringu i kontroli firmowej poczty powinny być określone w dokumentach wewnętrznych – najczęściej w regulaminie pracy. Tam trzeba opisać, w jakich sytuacjach szef może uzyskać dostęp do służbowej poczty elektronicznej pracownika, na jakich zasadach oraz z jakiego powodu. Pracownik musi wiedzieć, że jego korespondencja może podlegać kontroli i dlaczego tak się dzieje. Nie może być tu miejsca na domysły czy niejasności.
Równie istotne są sytuacje wyjątkowe – np. dłuższa nieobecność pracownika z powodu urlopu lub zwolnienia. W takich przypadkach pracodawca ma prawo otworzyć służbową skrzynkę podwładnego, ale tylko wtedy, gdy nie ma innej możliwości uzyskania informacji niezbędnych do prowadzenia działalności. Co ważne, powinien wtedy działać w sposób możliwie najmniej ingerujący w prywatność pracownika.
Nie wolno też zapominać o ochronie danych. Pracodawca w momencie wprowadzenia monitoringu musi upewnić się, że przetwarzanie informacji z e-maili nie narusza przepisów RODO. Oznacza to m.in. zabezpieczenie danych przed nieuprawnionym dostępem oraz ich minimalizację.
Tutaj interpretacja jest jednoznaczna – jeśli podczas kontroli poczty elektronicznej pracodawca trafi na prywatne e-maile, nie ma prawa ich czytać. To część jego dóbr osobistych, objęta tajemnicą korespondencji. Zasada ta obowiązuje niezależnie od tego, czy pracownik korzysta z firmowego laptopa czy sieci. Dlatego tak ważne jest oddzielenie korespondencji prywatnej od służbowej. Najlepiej, gdy pracownik nie korzysta z firmowej skrzynki do prywatnych celów. Jeśli jednak zdarzy mu się wysłać wiadomość o charakterze osobistym z adresu służbowego – warto ją wyraźnie oznaczyć, np. dopiskiem „PRYWATNE” w temacie.
Co w sytuacji, gdy szef przypadkowo otworzy taką wiadomość? Powinien zachować jej treść w tajemnicy. Oznacza to, że nie wolno mu jej analizować, komentować ani wykorzystywać.
Pracodawca może jednak monitorować liczbę prywatnych wiadomości na służbowej skrzynce – np. sprawdzać, ile z nich nosi oznaczenie „prywatne”. Taka kontrola może pomóc mu ocenić, czy służbowa poczta elektroniczna pracownika wykorzystywana jest zgodnie z jej przeznaczeniem.
Jeśli pracodawca złamie zasady i bezprawnie zajrzy do prywatnej korespondencji pracownika, może ponieść poważne konsekwencje. Pracownik ma prawo złożyć skargę do UODO, czyli Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W takim przypadku możliwe jest wszczęcie postępowania administracyjnego, które może zakończyć się nałożeniem kary finansowej na pracodawcę.
To jednak nie wszystko. W sytuacji, gdy naruszenie dotyczy tajemnicy korespondencji lub innych dóbr osobistych pracownika, możliwe jest także dochodzenie roszczeń na drodze sądowej, w postępowaniu cywilnym. Pracownik może domagać się np. przeprosin, zadośćuczynienia albo odszkodowania za naruszenie jego prywatności.
To pytanie wraca jak bumerang. Przepisy Kodeksu pracy nie regulują wprost tej kwestii. Oznacza to, że – teoretycznie – pracownik może korzystać z poczty służbowej do celów prywatnych, ale... tylko jeśli pracodawca tego nie zakazał. A może to zrobić, wprowadzając odpowiedni zapis w regulaminie pracy.
Taki zakaz nie jest jednak automatyczny. Jeśli nie został zapisany w wewnętrznym regulaminie – pracownik nie robi nic złego, gdy sporadycznie użyje służbowej skrzynki do prywatnych spraw. Nie może to jednak utrudniać pracy ani wpływać na właściwe użytkowanie poczty. I co równie ważne – taka sytuacja nie może być podstawą do zwolnienia. To raczej kwestia wewnętrznych ustaleń, swoistej „umowy dżentelmeńskiej” między szefem a zespołem.
Czy pracodawca może czytać e-maile pracowników? Tak – ale tylko pod warunkiem, że robi to w sposób zgodny z prawem i szanuje prywatność pracownika. Pracodawca może czytać maile pracowników, ale wyłącznie służbowe i tylko wtedy, gdy zostało to wcześniej jasno określone i powiadomiono o tym pracownika.
Dostęp do skrzynki e-mailowej nie oznacza automatycznie prawa do przeglądania prywatnych maili pracownika. Tego typu wiadomości pozostają chronione – zarówno przez przepisy o ochronie danych, jak i prawo do prywatności.
Kluczowe jest więc jasne określenie zasad – w regulaminie pracy oraz codziennej praktyce firmy. To właśnie przejrzystość, wzajemny szacunek i znajomość przepisów pomagają uniknąć niepotrzebnych konfliktów i budować zaufanie między pracodawcą a pracownikiem.
Kliknij i polub jeśli pomogliśmy :)
Rozwijaj i skaluj swój biznes dzięki kompleksowej platformie wspierającej pracę biur księgowych
Wypróbuj za darmo
Już 7 lipca nastąpi kolejna aktualizacja systemu 5 ways..., a w niej kolejne usprawnienia. Można się spodziewać rozbudowy wizytówek ekspertów, jak również listy klientów. Jakie dokładnie funkcje zostaną wprowadzone? Przeczytaj!
Pragniemy poinformować, że 22 maja 2024 roku została przeprowadzona aktualizacja systemu 5 ways... w ramach której wdrożono m.in. katalog ekspertów, listę klientów i zoptymalizowano funkcje ankiet i obsługi spraw. Przeczytaj artykuł i poznaj szczegóły!