Księgowość w języku angielskim – jak obsługiwać klienta zagranicznego?

Wejście na rynek obsługi klientów zagranicznych to jeden z najskuteczniejszych sposobów na podniesienie marżowości biura rachunkowego i zdobycie unikalnego doświadczenia. Wielu specjalistów powstrzymuje jednak bariera językowa oraz obawa przed nieznajomością procedur. Profesjonalna księgowość w języku angielskim wymaga odpowiedniego przygotowania: wdrożenia czytelnych standardów komunikacji, opanowania branżowej terminologii i sprawnego prowadzenia zagranicznego podmiotu przez zawiłości polskich przepisów.

Księgowość po angielsku – czego oczekuje zagraniczny klient?

Gdy zagraniczny inwestor wchodzi do Polski, trafia w gąszcz zupełnie obcych i często zmieniających się regulacji. Od swojego księgowego nie oczekuje płynności językowej na poziomie native speakera. Szuka przede wszystkim partnera, który przełoży skomplikowane matryce VAT czy zasady Polskiego Ładu na zrozumiały język biznesu – sprawnie, przejrzyście i bezstresowo.

Dlatego księgowość po angielsku nie powinna sprowadzać się do wysyłania wiadomości e-mail w języku angielskim. Ważny jest tutaj cały schemat współpracy. Klient powinien mieć możliwość przekazania dokumentów, otrzymania raportów, zadania pytania dotyczącego rozliczenia czy omówienia wyników finansowych bez bariery językowej.

Fundamentem udanej relacji jest także przewidywalność. Współpraca z klientem zagranicznym będzie znacznie prostsza, jeśli od początku jasno określimy:

• jakie dokumenty klient powinien przekazywać,
• w jakich terminach należy je dostarczać,
• jakie obowiązki podatkowe dotyczą firmy,
• kiedy klient otrzyma raporty lub informacje dotyczące rozliczeń,
• kto odpowiada za poszczególne elementy procesu.

W praktyce zagraniczny klient potrzebuje więc połączenia kompetencji księgowych, znajomości języka angielskiego i sprawnej organizacji współpracy.

Jakie usługi obejmuje profesjonalna księgowość w języku angielskim?

Zakres obsługi powinien odpowiadać rzeczywistym potrzebom firmy, ale warto zadbać o to, aby najważniejsze elementy współpracy były dostępne po angielsku. Dotyczy to przede wszystkim prowadzenia ksiąg rachunkowych, ewidencji VAT, przygotowywania deklaracji podatkowych, obsługi środków trwałych czy rozliczeń pracowników.

W przypadku większych podmiotów ważne miejsce zajmuje także raportowanie. Zagraniczny właściciel albo centrala firmy mogą potrzebować regularnych informacji o przychodach, kosztach, zobowiązaniach czy wynikach finansowych. Raport powinien być dla nich zrozumiały bez konieczności każdorazowego tłumaczenia podstawowych pojęć.

Warto również przygotować po angielsku dokumenty i materiały, z którymi klient ma kontakt w ramach bieżącej współpracy. Mogą to być między innymi:

• raporty księgowe i finansowe,
• sprawozdania finansowe,
• informacje dotyczące rozliczeń podatkowych,
• wybrane dokumenty księgowe,
• zestawienia finansowe,
• plan kont,
• korespondencja dotycząca bieżących obowiązków firmy.

Nie oznacza to oczywiście, że każdy dokument trzeba automatycznie tłumaczyć na język angielski – zakres warto ustalić z klientem na początku współpracy. W przeciwnym razie księgowy może poświęcać czas na tłumaczenie materiałów, których odbiorca wcale nie potrzebuje.

Angielski w księgowości – jakiej terminologii trzeba używać?

Angielski księgowy różni się od angielskiego używanego podczas codziennej rozmowy. Możemy swobodnie komunikować się po angielsku, a jednocześnie mieć problem z precyzyjnym wyjaśnieniem, czym są zobowiązania, jak działa amortyzacja albo co wynika z konkretnej pozycji bilansu.

W pracy z klientem zagranicznym trzeba dobrze rozumieć podstawowe pojęcia dotyczące rachunkowości i finansów. Wśród nich znajdują się między innymi:

• assets – aktywa,
• liabilities – zobowiązania,
• revenue – przychody,
• expenses – koszty,
• depreciation – amortyzacja,
• balance sheet – bilans,
• kapitał własny – equity,
• zobowiązania krótkoterminowe – current liabilities,
• cash flow statement – rachunek przepływów pieniężnych,
• fixed assets – środki trwałe,
• accounts receivable – należności,
• accounts payable – zobowiązania wobec dostawców.

Sama lista słówek oczywiście nie rozwiązuje problemu. Najważniejsza jest umiejętność wykorzystania terminologii w konkretnym kontekście.

Jak prowadzić komunikację z klientem zagranicznym?

Współpraca z zagraniczną firmą zwykle opiera się na tych samych kanałach co obsługa polskiego klienta: e-mailu i telefonie, spotkaniach online, oraz elektronicznej wymianie dokumentów. Różnica polega na tym, że każda z tych form komunikacji wymaga odpowiedniego przygotowania językowego.

• Korespondencja biznesowa: wiadomość dotycząca terminu złożenia deklaracji, brakującego dokumentu czy konieczności wykonania konkretnej czynności powinna być krótka i jednoznaczna. Lepiej napisać klientowi dokładnie, czego potrzebujemy i do kiedy, niż wysyłać długi opis, z którego trudno wywnioskować, jakie działanie powinien podjąć.

• Komunikacja telefoniczna lub podczas spotkania: jeśli omawiamy wyniki finansowe albo kwestie podatkowe, warto unikać nadmiernie skomplikowanych konstrukcji językowych. Fachowe pojęcia są potrzebne, ale nie powinny utrudniać rozmowy.

• Umiejętność analizowania dokumentów w języku angielskim: klient może przekazywać faktury, umowy, raporty czy korespondencję do zagranicznej centrali. Księgowy powinien potrafić wychwycić informacje istotne z punktu widzenia rozliczenia i w razie potrzeby poprosić o wyjaśnienie brakujących danych.

Jak komunikować klientowi zagranicznemu polskie przepisy?

Ten punkt bywa mocno problematyczny. Zagraniczny przedsiębiorca może znać zasady obowiązujące w jego kraju, ale nie musi wiedzieć, jak wygląda analogiczna kwestia w Polsce. Dlatego nie wystarczy przetłumaczyć fragmentu rodzimego przepisu – trzeba wyjaśnić jego praktyczne znaczenie dla konkretnej firmy.

Dobra komunikacja powinna odpowiadać przede wszystkim na trzy pytania: czego dotyczy dany obowiązek, co klient powinien zrobić i w jakim terminie. Jeżeli istnieją konsekwencje niewykonania określonej czynności, również warto je jasno przedstawić.

Przykładowo, zamiast przesyłać klientowi samą informację o terminie deklaracji VAT, można wskazać, czego dotyczy deklaracja, jakie dokumenty są potrzebne do jej przygotowania i do kiedy klient powinien je dostarczyć.

Trzeba przy tym pamiętać, że klient może interpretować polskie przepisy przez pryzmat regulacji obowiązujących w jego kraju. Zadaniem księgowego jest więc wyraźne rozdzielenie tych dwóch porządków i pokazanie, które obowiązki wynikają z polskiego prawa.

Systemy i obieg dokumentów a księgowość w języku angielskim

Przy obsłudze klienta zagranicznego organizacja pracy ma równie duże znaczenie jak znajomość języka. Im więcej dokumentów można przekazywać i analizować elektronicznie, tym łatwiej ograniczyć liczbę niepotrzebnych kontaktów i przyspieszyć obieg informacji.

Biuro rachunkowe może pracować na własnym systemie albo korzystać z rozwiązania wykorzystywanego przez klienta:

1. Archiwizacja i praca na Twoim systemie: Udostępniasz klientowi portal klienta oraz elektroniczny obieg dokumentów, gdzie wrzuca on skany faktur, a Ty wysyłasz gotowe raporty. Wszystkie rozmowy są archiwizowane i przechowywane w jednym miejscu, skąd łatwo można je przejrzeć i pobrać w razie potrzeby. Takie funkcje udostępnia m.in. system do komunikacji 5ways…, który można obecnie wypróbować za darmo.
2. Praca w systemie klienta: Często większe spółki zagraniczne wymagają księgowania bezpośrednio w ich systemach ERP (np. SAP, Microsoft Dynamics 365, Oracle). Wówczas równolegle prowadzisz księgowość w polskim programie lub wykorzystujesz odpowiednie integracje.

Przed rozpoczęciem obsługi warto ustalić jeden, konkretny model pracy. Klient powinien wiedzieć, gdzie przesyła faktury, gdzie znajdzie raporty, z kim kontaktuje się w sprawach księgowych i w jaki sposób przekazuje informacje wymagające szybkiej reakcji.

Taki porządek ogranicza liczbę nieporozumień i sprawia, że odległość między księgowym a klientem przestaje mieć większe znaczenie.

Jak przygotować zespół księgowy do obsługi klientów zagranicznych?

Kompetencje językowe zespołu warto rozwijać równolegle z wiedzą księgową. Ogólny kurs języka angielskiego może pomóc w komunikacji, ale niekoniecznie przygotuje pracownika do rozmowy o amortyzacji, raportach finansowych, deklaracjach podatkowych czy dokumentach księgowych.

Dlatego szkolenia dla księgowych (Business/Accounting English) powinny bazować na sytuacjach, które rzeczywiście pojawiają się w pracy:

• Pisanie wiadomości mailowych w sprawach trudnych (np. ponaglenia do zapłaty, prośby o brakujące dokumenty).
• Opisywanie rzeczywistych faktur i umów po angielsku.
• Symulacje rozmów z klientem na temat wyników finansowych.
• Przygotowywanie raportów na autentycznych danych.

Księgowość w języku angielskim najlepiej traktować jako kompletny sposób obsługi klienta, a nie wyłącznie usługę tłumaczenia księgowych pojęć. Dobrze przygotowany proces obejmuje komunikację, dokumentację, raportowanie, narzędzia oraz kompetencje zespołu. Kiedy wszystkie te elementy działają razem, zagraniczny przedsiębiorca może sprawnie prowadzić działalność w Polsce i jednocześnie mieć jasny obraz swoich obowiązków finansowych i podatkowych.