Za co odpowiada biuro rachunkowe?

Prowadzenie księgowości przez biuro rachunkowe to dla przedsiębiorcy ogromna ulga. Można wtedy skupić się na rozwijaniu działalności gospodarczej i nie śledzić każdego przepisu podatkowego czy zmian w ustawie o rachunkowości. Trzeba jednak pamiętać, że zawarcie umowy z biurem nie zwalnia podatnika z odpowiedzialności wobec urzędów. Odpowiedzialność biura rachunkowego istnieje, ale ma inny charakter niż ta, która ciąży na przedsiębiorcy. Warto dobrze rozumieć, gdzie kończy się rola księgowego, a gdzie zaczynają się obowiązki właściciela firmy. Przekonaj się, za co odpowiada biuro rachunkowe.

Kim jest kierownik jednostki i za co odpowiada?

Ustawa o rachunkowości w art. 3 jasno definiuje pojęcie kierownika jednostki. To nie pracownik biura rachunkowego, lecz osoba lub organ, który faktycznie prowadzi sprawy podmiotu gospodarczego. W przypadku spółki z o.o. kierownikiem jednostki jest zarząd, w spółce jawnej wspólnicy, a w jednoosobowej działalności gospodarczej właściciel. Kierownik jednostki odpowiada za całość rachunkowości – od prowadzenia ksiąg rachunkowych, przez sporządzanie sprawozdań finansowych, aż po przechowywanie dokumentów księgowych.

W praktyce oznacza to, że nawet jeśli przedsiębiorca powierzy prowadzenie ksiąg biuru rachunkowemu, nie przestaje być odpowiedzialny wobec organów państwowych. Kierownik jednostki podpisuje sprawozdania finansowe i ponosi odpowiedzialność za ich rzetelność. To on odpowiada całym swoim majątkiem za zobowiązania podatkowe, składki ZUS czy poprawność ewidencji. Biuro rachunkowe może pomóc w wykonaniu tych obowiązków, ale nie przejmuje ich w świetle ustawy.

Odpowiedzialność biura rachunkowego – za co odpowiedzialny jest klient biura, a za co księgowi?

Podstawą relacji między przedsiębiorcą a biurem rachunkowym jest umowa. Na jej podstawie klient powierza prowadzenie księgowości wyspecjalizowanemu podmiotowi, a ten zobowiązuje się do świadczenia usług w określonym obszarze. Zakres obowiązków biura rachunkowego może obejmować prowadzenie ksiąg rachunkowych, księgi przychodów i rozchodów, sporządzanie deklaracji podatkowych czy przygotowywanie sprawozdań finansowych.

Warto pamiętać, że choć biuro rachunkowe prowadzi księgowość w imieniu klienta, tak odpowiedzialność przed organami – urzędem skarbowym czy ZUS – spoczywa jednak na podatniku. To przedsiębiorca odpowiada całym swoim majątkiem, jeśli deklaracje okażą się błędne albo podatek nie zostanie zapłacony w terminie. Biuro rachunkowe może ponosić odpowiedzialność cywilną wobec swojego klienta, jeżeli błąd po ich stronie doprowadził do szkody. Wtedy w grę wchodzi odszkodowanie.

Odpowiedzialność przed urzędem skarbowym

W relacji z urzędem skarbowym odpowiedzialny pozostaje podatnik. To on jest zobowiązany do zapłaty podatku i składania deklaracji podatkowych. Nawet jeśli w dokumentacji znajdzie się błąd popełniony przez księgowego, urząd zwróci się do klienta, a nie do biura rachunkowego. Klient ma jednak prawo dochodzić swoich roszczeń na gruncie cywilnym. Na podstawie art. 471 kodeksu cywilnego można żądać naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, za które biuro jest odpowiedzialne.

Odpowiedzialność przed ZUS

Analogicznie wygląda sytuacja w przypadku składek ZUS. Płatnikiem jest przedsiębiorca, a więc to on odpowiada za terminowość wpłat i prawidłowość dokumentacji. Jeśli pojawią się nieprawidłowości w dokumentach księgowych czy deklaracjach składanych do ZUS, konsekwencje poniesie klient. Księgowi mogą zostać pociągnięci do odpowiedzialności cywilnej, jeżeli błąd biura rachunkowego spowodował szkody u przedsiębiorcy, na przykład konieczność zapłaty odsetek od zaległych składek.

Odpowiedzialność karna

Są jednak sytuacje, w których księgowi mogą odpowiadać bezpośrednio. Chodzi o odpowiedzialność karną i karno-skarbową. Jeśli pracownicy biura świadomie fałszują dokumentację, niszczą dowody księgowe albo pomagają podatnikowi w zatajeniu przychodów, narażają się na sankcje z kodeksu karnego lub kodeksu karnego skarbowego. Ustawa o rachunkowości w art. 77 i art. 79 przewiduje grzywnę, a nawet karę pozbawienia wolności za prowadzenie ksiąg rachunkowych niezgodnie z prawem czy sporządzanie nierzetelnych sprawozdań finansowych. W takich przypadkach odpowiedzialność biura rachunkowego ma charakter osobisty i nie można jej przerzucić na klienta.

Jak egzekwowana jest odpowiedzialność księgowych?

W praktyce odpowiedzialność księgowego egzekwuje się przede wszystkim poprzez roszczenia cywilne. Jeżeli błąd biura rachunkowego doprowadził do powstania szkody u klienta, przedsiębiorca może żądać odszkodowania – najczęściej obejmuje ono kwotę zapłaconych odsetek, kar administracyjnych czy dodatkowych kosztów wynikających z błędnych deklaracji. Aby roszczenie było skuteczne, trzeba wykazać szkodę, winę oraz związek przyczynowy między działaniem biura a powstałą stratą.

Dlatego biura rachunkowe są zobowiązane do wykupienia ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej. Polisa OC pokrywa szkody wyrządzone w zakresie rachunkowości w wyniku nienależytego wykonania obowiązków. Dzięki temu przedsiębiorca może liczyć na naprawienie szkody bezpośrednio przez ubezpieczyciela, a nie wyłącznie przez właściciela biura. Warto sprawdzać, czy wybrane biuro ma ważne ubezpieczenie i jaki jest zakres ochrony.

Jakie są obowiązki biura rachunkowego?

Zakres usług księgowych zawsze określa umowa z biurem rachunkowym. Zazwyczaj obejmuje ona:

• prowadzenie ksiąg rachunkowych albo księgi przychodów i rozchodów,
• ewidencję podatkową i kadrowo-płacową,
• sporządzanie sprawozdań finansowych,
• przygotowywanie deklaracji podatkowych i rozliczeń z ZUS.

Biuro jest zobowiązane do przechowywania dokumentów księgowych i prowadzenia ewidencji w sposób zgodny z ustawą o rachunkowości oraz innymi przepisami podatkowymi.

Do obowiązków biura rachunkowego należy również rzetelne i terminowe wprowadzanie danych z dowodów księgowych, a coraz częściej także obsługa systemów elektronicznych, takich jak KSeF, który wymaga od biur bieżącego dostosowywania procedur. Wszystkie te obowiązki mają zagwarantować, że klient nie narazi się na sankcje ze strony organów skarbowych czy ZUS.

Za co odpowiada biuro rachunkowe – podsumowanie

Biuro rachunkowe prowadzi księgi, sporządza deklaracje podatkowe i sprawozdania finansowe w imieniu klienta, ale pełna odpowiedzialność wobec urzędu skarbowego i ZUS zawsze ciąży na przedsiębiorcy, czyli kierowniku jednostki. To podatnik odpowiada całym swoim majątkiem za zobowiązania podatkowe i składki. Biuro rachunkowe może ponosić odpowiedzialność cywilną wobec klienta, jeśli błąd księgowego spowoduje szkody finansowe. Wówczas przedsiębiorca ma prawo żądać odszkodowania, zwykle w ramach ubezpieczenia OC biura. W sytuacjach umyślnego naruszenia prawa księgowy odpowiada także karnie. Dlatego kluczowe jest zawarcie jasnej umowy i współpraca z biurem, które rzetelnie wywiązuje się ze swoich obowiązków.