Czym jest archiwizacja danych w firmie i dlaczego jest tak ważna?

Dokumenty są nieodzownym elementem prowadzenia każdego biznesu, ale ich obsługa czasami potrafi spędzić sen z powiek nawet doświadczonym przedsiębiorcom. Czy istnieje jakieś rozwiązanie tego – bądź co bądź – problemu? Odpowiedzi należy szukać w profesjonalnej archiwizacji danych, dzięki której można zadbać nie tylko o integralność i łatwy dostęp do informacji, ale także o ich bezpieczeństwo. Sprawdź, na czym polega archiwizacja firmowej dokumentacji i dlaczego warto ją wykonać.

Archiwizacja danych – co to jest?

Archiwizacja danych to proces, w którym firma porządkuje i przechowuje dokumentację w taki sposób, by była ona bezpieczna, łatwo dostępna i zgodna z obowiązującymi wymogami. Chodzi tu nie tylko o dokumenty księgowe, ale też korespondencję, pliki projektowe, dane klientów czy pracowników. Każdy przedsiębiorca prędzej czy później mierzy się z pytaniem: jak przechowywać dane przez długi czas, by nie zginęły w przypadku awarii, a w razie problemów – by dało się je łatwo odtworzyć. Archiwizacja jest w tym przypadku doskonałym rozwiązaniem.

Wyróżniamy kilka typów archiwizacji danych:

Archiwizacja tradycyjna

Najstarszą formą archiwizacji jest ta w wersji papierowej. Segregatory, pudła archiwizacyjne, półki i magazyny – tak wygląda firmowe archiwum w klasycznym wydaniu. Dokumenty przechowywane są przez określony czas zgodnie z przepisami prawa, a ich uporządkowanie wymaga dyscypliny i odpowiedniego systemu. Problemem staje się jednak ilość danych – przy rosnącej skali działalności coraz trudniej utrzymać porządek w stertach papierów. Do tego dochodzi ryzyko zniszczenia w wyniku pożaru czy zalania.

Archiwizacja lokalna

Kiedy pojawiły się komputery i dyski, firmy zaczęły archiwizować dane lokalnie. Pliki trafiały na dyski twarde, serwery, czasem na pendrive’y czy płyty CD. Takie rozwiązanie długo uchodziło za standard, bo pozwalało przechowywać dokumenty w jednym miejscu i mieć do nich szybki dostęp. Problem pojawia się jednak w momencie awarii sprzętu – jeśli nie ma kopii zapasowej danych, firma może stracić dorobek wielu lat. W dobie cyfrowej gospodarki to realne zagrożenie dla ciągłości działania przedsiębiorstwa.

Archiwizacja elektroniczna

Dziś coraz częściej sięga się po archiwizację w chmurze. To rozwiązanie pozwala przechowywać dokumentację cyfrową na zewnętrznych serwerach, do których dostęp jest możliwy z dowolnego miejsca. Taka archiwizacja danych firmowych zapewnia elastyczność i wysoki poziom bezpieczeństwa. Zarchiwizowane dane są chronione przed zniszczeniem sprzętu lokalnego, a systemy chmurowe stosują rozbudowane mechanizmy zabezpieczenia danych. To także sposób na optymalizację wydatków – firma nie musi inwestować w kolejne nośniki czy serwerownie, bo korzysta z gotowej infrastruktury dostawcy.

Archiwizacja hybrydowa

Coraz popularniejsze staje się rozwiązanie łączące oba podejścia. Archiwizacja hybrydowa zakłada, że część dokumentacji przechowywana jest lokalnie, a kopia zapasowa trafia do chmury. W ten sposób firma zyskuje podwójne zabezpieczenie – w przypadku awarii sprzętu dostęp do danych nie przepada, a jednocześnie wrażliwe informacje można przechowywać na firmowych dyskach, zgodnie z przyjętymi politykami bezpieczeństwa. Takie zarządzanie dokumentacją daje przedsiębiorstwu elastyczność i pozwala dopasować rozwiązanie do charakteru działalności.

Podstawowe zasady archiwizacji i przechowywania danych firmy

Każdy proces archiwizacji opiera się na kilku prostych regułach. Ich przestrzeganie to gwarancja bezpieczeństwa danych i pewność, że w razie problemów zawsze uda się odtworzyć dokumentację.

1. Regularne tworzenie kopii zapasowych – backup to podstawa. Firma powinna archiwizować pliki systematycznie, w stałych odstępach czasu. Dzięki temu nawet w przypadku awarii odzyska możliwie najnowszą wersję danych.
2. Zabezpieczenie danych – nośnik czy serwer to nie wszystko. Kluczowa jest ochrona danych przed dostępem nieuprawnionych osób. Powszechnie stosuje się m.in. szyfrowanie, hasła, a w przypadku dokumentów papierowych – odpowiednie pomieszczenia i zamykane szafy.
3. Określony czas przechowywania dokumentów – przepisy jasno wskazują, jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe i kadrowe. Firma musi pilnować terminów, by nie narazić się na konsekwencje prawne i finansowe.
4. Bezpieczne przechowywanie danych – archiwizacja plików musi uwzględniać ryzyko zniszczenia. Dokumenty papierowe chroni się przed wilgocią i ogniem, a dane cyfrowe zabezpiecza przed utratą w wyniku uszkodzenia lub straty nośnika.
5. Uporządkowany system zarządzania – archiwizacja danych to proces, który wymaga logiki i powtarzalności. Oznaczenia, katalogi i jasne procedury sprawiają, że dostęp do informacji staje się szybki i wygodny.

Jak przebiega profesjonalna archiwizacja dokumentów?

Profesjonalne archiwizowanie danych zaczyna się od analizy potrzeb firmy – trzeba określić, jakie rodzaje dokumentacji powstają, w jakich ilościach i jak długo należy je przechowywać. Kolejny krok to wybór formy archiwizacji: papierowej, cyfrowej, chmurowej czy hybrydowej. Następnie wprowadzane są procedury, które regulują proces tworzenia kopii zapasowych, ustalają terminy przeglądów i opisują sposób postępowania w przypadku awarii.

W praktyce wygląda to tak, że dane księgowe trafiają do cyfrowego archiwum, gdzie są odpowiednio oznaczone i przypisane do kategorii. Kopia zapasowa danych ląduje w chmurze – na firmowym serwerze przechowuje się bieżące pliki. Dostęp do danych jest ściśle kontrolowany, a system regularnie monitorowany. Dzięki temu przedsiębiorstwo ma pewność, że każdy dokument da się odtworzyć, a wrażliwe dane nie trafią w niepowołane ręce.

Archiwizacja dokumentów w firmie a RODO

RODO wprowadziło jasne zasady dotyczące ochrony danych osobowych – wszystkie aspekty związane z archiwizacją dokumentacji firmowej muszą być zgodne z tymi regulacjami. Oznacza to, że przedsiębiorstwo ma obowiązek przechowywać informacje tylko przez określony czas, w zakresie niezbędnym do realizacji celów, dla których zostały zebrane. Dane trzeba zabezpieczyć przed utratą, zniszczeniem i nieuprawnionym dostępem.

Regularna archiwizacja danych księgowych czy kadrowych wymaga zatem nie tylko dbałości o kopie zapasowe, ale też stosowania odpowiednich procedur usuwania dokumentów po upływie okresu archiwizacyjnego. Zarchiwizowane dane nie mogą leżeć w nieskończoność – przedsiębiorstwo musi mieć pełną kontrolę nad tym, kto i kiedy uzyskuje do nich dostęp.

Dlaczego warto archiwizować dokumenty w firmie?

Dobrze zaplanowana archiwizacja danych to element, który realnie wpływa na bezpieczeństwo i sprawność działania firmy. Przekonaj się, jakie są główne korzyści tego działania:

• Bezpieczeństwo danych – regularna archiwizacja i kopie zapasowe chronią przedsiębiorstwo przed utratą danych w przypadku awarii sprzętu czy ataku hakerskiego.
• Sprawne zarządzanie dokumentacją – uporządkowany system przechowywania danych pozwala szybko odnaleźć potrzebne pliki i ogranicza chaos.
• Spełnienie wymogów prawnych – archiwizacja danych księgowych i kadrowych zgodnie z przepisami chroni firmę przed potencjalnymi karami.
• Optymalizacja kosztów – archiwizacja w chmurze zmniejsza wydatki na serwery i nośniki, a jednocześnie zapewnia większą elastyczność.
• Ochrona reputacji – bezpieczne przechowywanie danych klientów i pracowników wzmacnia zaufanie do firmy.

Archiwizacja danych firmowych – podsumowanie

Firma, która archiwizuje dane i dba o regularne tworzenie kopii zapasowych, zyskuje istotną przewagę – ma pełną kontrolę nad dokumentacją, nie obawia się utraty plików i spełnia niezbędne wymogi prawne.

Bezpieczne przechowywanie danych firmowych to dziś fundament stabilności przedsiębiorstwa. Archiwizacja w chmurze, backup lokalny, papierowe archiwum czy system hybrydowy – każde rozwiązanie ma swoje miejsce i znaczenie. Najważniejsze, by traktować archiwizację jako stały element zarządzania – wówczas dane pozostają pod kontrolą, a firma zyskuje pewność, że nawet w nieprzewidzianych sytuacjach ma dostęp do tego, co naprawdę kluczowe.

Właśnie tak działa system 5ways... dla biur księgowych. Usprawnia codzienną komunikację z klientami i automatycznie zapisuje całą historię wymiany informacji. Każda wiadomość trafia do nowoczesnego cyfrowego archiwum, gdzie jest bezpiecznie przechowywana i chroniona zgodnie z najwyższymi standardami ochrony danych. Dzięki temu biuro rachunkowe ma pewność, że żadna rozmowa nie zginie, a pełna dokumentacja współpracy pozostaje zawsze pod ręką.