Rozpocznij już dziś!
Rozwijaj i skaluj swój biznes dzięki kompleksowej platformie wspierającej pracę biur księgowych
Wypróbuj za darmo
Służbowa skrzynka pocztowa to jedno z podstawowych narzędzi komunikacji pracownika firmy z potencjalnymi klientami i kontrahentami. Taki adres mailowy jest przypisywany do konkretnej osoby i zwykle zawiera wrażliwe dane – imię i nazwisko. Co zatem dzieje się w przypadku, gdy pracownik opuszcza szeregi firmy? Czy pracodawca ma prawo nadal używać adresu e-mail byłego pracownika? Sprawdź odpowiedzi na najważniejsze pytania.
Zakończenie współpracy z pracownikiem to moment, który wiąże się z wieloma formalnościami. Jednym z mniej oczywistych, a jednocześnie kluczowych elementów jest kwestia służbowego adresu e-mail byłego pracownika. W tym kontekście mogą pojawić się pytania:
Odpowiedzi nie są tak oczywiste, jak mogłoby się wydawać.
Służbowy adres mailowy, który często zawiera imię i nazwisko pracownika, jest powiązany nie tylko z obowiązkami służbowymi, ale też z jego tożsamością. Po zakończeniu stosunku pracy może on nadal funkcjonować w przestrzeni biznesowej – odbierać wiadomości od klientów, kontrahentów czy partnerów. Czasem przez dłuższy czas, jeśli firma nie podejmie działań, by go usunąć lub przynajmniej ograniczyć jego funkcjonowanie.
Z perspektywy firmy pozostawienie aktywnego adresu e-mail byłego pracownika może mieć konkretne uzasadnienie – chodzi o zachowanie ciągłości spraw służbowych. Były pracownik mógł prowadzić ważne projekty, obsługiwać kluczowych klientów i mieć dostęp do istotnej korespondencji. Pracodawca może uznać, że tymczasowe korzystanie z adresu jest konieczne w celu poinformowania kontrahentów i utrzymania obecnych relacji handlowych.
Odpowiedź brzmi: tak, choć z pewnymi wyjątkami. Zgodnie z przepisami RODO adres mailowy zawierający imię i nazwisko byłego pracownika jest klasyfikowany jako dane osobowe. Po zakończeniu stosunku pracy pracodawca nie powinien dalej przetwarzać tych danych, jeśli nie ma ku temu prawnej podstawy. A taką podstawą nie jest sama chęć utrzymania relacji handlowych z klientami.
W praktyce oznacza to, że należy usunąć adres e-mail byłego pracownika lub przynajmniej zmodyfikować go w taki sposób, by nie zawierał jego danych osobowych. Na przykład zamiast adresu jan.kowalski@firma.pl można wprowadzić kontakt.handlowy@firma.pl. W ten sposób firma zachowuje komunikację, ale nie przetwarza niepotrzebnie danych pracownika.
Jeśli po zakończeniu współpracy skrzynka mailowa zawiera istotne dane związane z wykonywaną pracą, pracodawca – jako administrator danych – ma prawo zabezpieczyć dostęp do tych informacji. To jednak nie oznacza, że może korzystać z adresu e-mail byłego pracownika bez ograniczeń.
Najlepszym rozwiązaniem jest wprowadzenie jasnych procedur postępowania z takimi skrzynkami. To może być na przykład:
Równolegle warto przeprowadzić analizę ryzyka oraz tzw. test równowagi – czyli ocenić, czy przetwarzanie danych osobowych byłego pracownika nie narusza jego praw i wolności.
Pracodawca jako administrator danych osobowych ma obowiązek dbać o zgodność przetwarzania danych z RODO. Po zakończeniu współpracy z pracownikiem nie można bezterminowo korzystać z jego imiennej poczty e-mail. W przeciwnym razie firma może naruszyć przepisy o ochronie danych osobowych, narażając się na sankcje ze strony organów nadzorczych (UODO).
Warto więc już na etapie tworzenia adresów stosować takie oznaczenia, które pozwolą w razie potrzeby łatwo je zanonimizować. W przypadku odejścia pracownika najlepiej jak najszybciej usunąć jego adres e-mail lub przynajmniej uniemożliwić korzystanie z niego osobom trzecim. Ostatecznym celem powinno być usunięcie danych osobowych byłego pracownika w zakresie adresu mailowego zawierającego jego imię i nazwisko.
Wyobraźmy sobie przykładową sytuację:
Były pracownik jednej ze spółek po zakończeniu współpracy złożył skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Wskazał, że firma nadal korzysta z jego służbowego adresu e-mail, mimo że zakończył tam pracę kilka miesięcy wcześniej. Twierdził, że adres mailowy zawiera jego imię i nazwisko i jest wykorzystywany bez zgody, co narusza jego prawa do ochrony danych osobowych.
Prezes UODO po analizie sprawy nakazał spółce usunięcie danych osobowych byłego pracownika, w tym adresu mailowego. Firma nie zgodziła się z tą decyzją – argumentowała, że adres był potrzebny w celu utrzymania kontaktu z klientami i zapewnienia ciągłości spraw biznesowych. Złożyła skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, żądając uchylenia decyzji organu. WSA jednak oddalił skargę. Sąd podzielił stanowisko prezesa UODO, uznając, że spółka nie miała już podstaw do przetwarzania danych osobowych byłego pracownika po zakończeniu stosunku pracy. Podkreślono, że choć potrzeba zapewnienia ciągłości komunikacji z kontrahentami jest zrozumiała, nie może ona usprawiedliwiać nieograniczonego i długotrwałego korzystania z imiennego adresu e-mail.
Pracodawca, będąc jednocześnie administratorem danych osobowych, musi działać zgodnie z przepisami RODO i ograniczać przetwarzanie danych byłego pracownika do minimum. Dlatego jeśli w firmie nadal funkcjonuje e-mail osoby, która już tam nie pracuje, warto sprawdzić, czy nie czas go usunąć. I czy nie lepiej – zamiast narażać się na kontrolę UODO – wdrożyć jasne procedury, które zabezpieczą dane osobowe, interesy firmy i relacje z klientami. Wszystko da się pogodzić – trzeba tylko działać świadomie
Kliknij i polub jeśli pomogliśmy :)
Rozwijaj i skaluj swój biznes dzięki kompleksowej platformie wspierającej pracę biur księgowych
Wypróbuj za darmo
Już 7 lipca nastąpi kolejna aktualizacja systemu 5 ways..., a w niej kolejne usprawnienia. Można się spodziewać rozbudowy wizytówek ekspertów, jak również listy klientów. Jakie dokładnie funkcje zostaną wprowadzone? Przeczytaj!
Pragniemy poinformować, że 22 maja 2024 roku została przeprowadzona aktualizacja systemu 5 ways... w ramach której wdrożono m.in. katalog ekspertów, listę klientów i zoptymalizowano funkcje ankiet i obsługi spraw. Przeczytaj artykuł i poznaj szczegóły!