Rozpocznij już dziś!
Rozwijaj i skaluj swój biznes dzięki kompleksowej platformie wspierającej pracę biur księgowych
Wypróbuj za darmo
W nowoczesnych biurach księgowych coraz powszechniej wykorzystuje się rozwiązania z zakresu technologii cyfrowych – a to z kolei wymusza wdrożenie sprawdzonych zasad tzw. cyberhigieny. Pojęcie to obejmuje szeroki zakres działań, których nadrzędnym celem jest ochrona danych osobowych. Sprawdź, jak zadbać o cybezpieczeństwo w biurze rachunkowym – o czym pamiętać, a czego unikać w codziennej pracy.
Dane to dziś największy kapitał firm, a w przypadku biur rachunkowych – centrum ich działania. Każde biuro księgowe przetwarza tysiące rekordów: faktury, pliki JPK, listy płac, dane osobowe klientów i ich pracowników, numery kont bankowych czy loginy do systemów księgowych. To prawdziwa skarbnica informacji. Nic dziwnego, że branża rachunkowa stała się jednym z głównych celów cyberataków.
Cyberbezpieczeństwo jest w dzisiejszych czasach absolutną koniecznością. I to nie tylko z uwagi na wymaganą zgodność z przepisami RODO, ale przede wszystkim z troski o realne bezpieczeństwo danych.
Oczywiście ochrona informacji to dla księgowych codzienność – choć sama znajomość przepisów tutaj nie wystarczy. Trzeba jeszcze zadbać o środowisko cyfrowe, w którym te dane są przetwarzane.
Warto wyraźnie podkreślić, że cyberbezpieczeństwo w biurze rachunkowym nie ogranicza się do jednego magicznego „triku”. To raczej zespół działań, które – stosowane regularnie – podnoszą poziom bezpieczeństwa i chronią dane klientów przed wyciekiem lub kradzieżą. Sprawdź, na co warto zwrócić szczególną uwagę.
Zacznijmy od podstaw. Oprogramowanie księgowe, systemy operacyjne, przeglądarki czy dodatki do poczty – każdy z tych elementów może zawierać luki w zabezpieczeniach. Producenci co chwilę wypuszczają aktualizacje, które łatają te słabe punkty. Jeśli ich nie zainstalujesz, zostawiasz otwartą furtkę dla cyberprzestępców.
Warto traktować je nie jako nową wersją programu, ale jako realne wzmocnienie ochrony danych, spełniające wymogi bezpieczeństwa informacji. Specjaliści zalecają wprowadzenie jasnej polityki aktualizacji w całym biurze rachunkowym i pilnowanie jej realizacji.
Hasło typu „1234” czy „biuro2023” to niestety proszenie się o kłopoty. Księgowi muszą logować się do wielu systemów – od banków po e-Deklaracje – i każde z tych haseł powinno być unikalne, silne i regularnie zmieniane. Minimum osiem znaków, cyfry, duże litery, znaki specjalne – to standard.
Ale nawet najmocniejsze hasło może zostać przechwycone. Tu wchodzi drugi poziom ochrony: uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA). Dzięki temu, nawet jeśli ktoś zdobędzie hasło, nie zaloguje się bez dodatkowego kodu SMS lub potwierdzenia z aplikacji. To proste rozwiązanie, które znacząco podnosi poziom bezpieczeństwa.
Szyfrowanie to fundament ochrony danych w świecie cyfrowym. Jeśli dane zostaną przechwycone, ale są zaszyfrowane, pozostają de facto bezużyteczne. Dotyczy to zarówno przechowywania informacji na dyskach twardych, jak i wysyłania ich przez internet, np. w wiadomościach e-mail.
W biurze księgowym nie może być mowy o wysyłce plików bez szyfrowania. Użytkownicy powinni stosować szyfrowane połączenia (SSL, VPN), programy do bezpiecznej wymiany danych oraz pełne szyfrowanie dysków w komputerach i laptopach. Dotyczy to zwłaszcza sprzętów mobilnych, które łatwiej zgubić lub ukraść.
Chmura nie jest zagrożeniem – o ile wybierzesz wiarygodnego dostawcę. Dobrze zabezpieczone środowisko chmurowe to często bezpieczniejsza opcja niż trzymanie danych lokalnie, na jednym komputerze w biurze. Warto jednak pamiętać, że to nie tylko kwestia tego gdzie, ale i jak przechowujesz dane. Zastosuj silne hasła, dwuskładnikowe logowanie, szyfrowanie plików i kontrolę dostępu. Dane klientów muszą być pod stałą ochroną – bez względu na lokalizację.
Nie każdy pracownik powinien mieć dostęp do wszystkiego. W dobrze zorganizowanym biurze rachunkowym obowiązuje zasada ograniczonego zaufania – dostęp przyznajemy wyłącznie tym osobom, które realnie go potrzebują do pracy.
Menedżer lub administrator systemów powinien na bieżąco weryfikować, kto ma dostęp do jakich danych i systemów. Jeśli pracownik zmienia stanowisko lub odchodzi – jego dostęp trzeba natychmiast cofnąć. Brzmi banalnie, ale to właśnie brak zarządzania uprawnieniami często prowadzi do poważnych incydentów.
Dobry program antywirusowy to pierwszy bastion ochrony. Wykrywa ransomware, blokuje podejrzane pliki, ostrzega przed stronami wyłudzającymi dane (phishing) i automatycznie reaguje na zagrożenia.
W biurze księgowym każde stanowisko pracy – nie tylko komputery, ale też urządzenia mobilne – powinny być objęte ochroną antywirusową. Co jednak ważne, samo zainstalowanie programu nie wystarczy. Trzeba go regularnie aktualizować, monitorować i wdrażać zalecenia.
Utrata danych może być skutkiem ataku, awarii sprzętu lub błędu ludzkiego. Dlatego tworzenie kopii zapasowych to absolutna konieczność. Backupy należy wykonywać regularnie i przechowywać je w bezpiecznej, zaszyfrowanej lokalizacji – najlepiej oddzielonej od głównego systemu. Dobre praktyki przewidują też wdrożenie jasnych procedur odzyskiwania danych. Bez tego backup może okazać się bezużyteczny w krytycznym momencie.
Bezpieczeństwo danych to nie tylko kwestia środowiska cyfrowego. Na biurkach księgowych często leżą listy płac, dane osobowe, hasła czy wydruki z deklaracjami. Wystarczy chwila nieuwagi, by wrażliwe informacje trafiły w niepowołane ręce. Zasada czystego biurka wskazuje, że po zakończeniu pracy (lub nawet w jej trakcie) dokumenty powinny być schowane, a ekrany – zablokowane. Wydaje się to drobnostką, ale ma ogromny wpływ na realną ochronę danych osobowych.
Ostatnim, ale równie ważnym elementem jest regularne sprawdzanie całego systemu zabezpieczeń. Audyt bezpieczeństwa pozwala wykryć luki, zaktualizować procedury i wzmocnić ochronę przed nowymi zagrożeniami. Warto go przeprowadzać co najmniej raz w roku – a najlepiej częściej, szczególnie po zmianach organizacyjnych, wdrożeniu nowego oprogramowania lub incydencie. To nie tylko dobra praktyka, ale element budowania kultury cyberbezpieczeństwa w biurze rachunkowym.
Nawet najlepsze oprogramowanie nie pomoże, jeśli pracownicy klikają w podejrzane linki albo udostępniają dane bez zastanowienia. Dlatego szkolenie z zakresu cyberbezpieczeństwa nie może sprowadzać się do jednorazowej prezentacji – powinno stać się stałym elementem pracy biura. Pracownicy muszą umieć rozpoznawać ataki phishingowe, wiedzieć, jak tworzyć silne hasła, jak korzystać z VPN i jak zabezpieczać pliki. To oni są pierwszą linią obrony – albo pierwszym punktem, w którym system się załamie.
Dobrze przeprowadzone szkolenie z zakresu bezpieczeństwa informacji – dostosowane do konkretnej firmy i specyfiki obsługiwanych klientów – może uratować biuro przed poważnym naruszeniem danych.
Poniżej prezentujemy proste i dość powszechne błędy, które mogą doprowadzić do katastrofalnych skutków – od wycieku danych po pociągnięcie do odpowiedzialności prawnej. Czego należy się wystrzegać?
Cyberbezpieczeństwo w biurze rachunkowym to złożony temat – ale wcale nie musi być trudny. Wystarczy zrozumieć, że nie chodzi tylko o technologię, ale przede wszystkim o ludzi, procesy i codzienne nawyki. Dbanie o aktualizacje, szyfrowanie i zarządzanie dostępem do danych, backupy czy szkolenia pracowników powinny być standardem w każdym biurze księgowym, które chce skutecznie zabezpieczać dane klientów.
Zagrożenia cybernetyczne będą się rozwijać. Hakerzy nie śpią. Dlatego i my – jako branża – nie możemy spać spokojnie. Musimy działać. Świadomie, konsekwentnie i z wyprzedzeniem.
Kliknij i polub jeśli pomogliśmy :)
Rozwijaj i skaluj swój biznes dzięki kompleksowej platformie wspierającej pracę biur księgowych
Wypróbuj za darmo
Już 7 lipca nastąpi kolejna aktualizacja systemu 5 ways..., a w niej kolejne usprawnienia. Można się spodziewać rozbudowy wizytówek ekspertów, jak również listy klientów. Jakie dokładnie funkcje zostaną wprowadzone? Przeczytaj!
Pragniemy poinformować, że 22 maja 2024 roku została przeprowadzona aktualizacja systemu 5 ways... w ramach której wdrożono m.in. katalog ekspertów, listę klientów i zoptymalizowano funkcje ankiet i obsługi spraw. Przeczytaj artykuł i poznaj szczegóły!