Postępująca cyfryzacja i rozwój nowych technologii ułatwiają nam życie na wielu polach, a jednym z sektorów, który może szczególnie na tym skorzystać, jest również księgowość. Jednak jak to zwykle bywa, oprócz oczekiwanej optymalizacji różnych zadań i procesów (w tym przypadku – rozliczeniowych) pojawiają się potencjalne trudności związane m.in. z implementacją i zrozumieniem nowych technologii. Jak do tego podejść? Z jakimi wyzwaniami może wiązać się wdrożenie nowych technologii w biurze rachunkowym?
Wdrożenie nowych technologii w biurze rachunkowym a możliwe trudności – na co warto uważać?
Nowoczesne technologie na dobre rozgościły się w branży księgowej. Ułatwiają pracę, automatyzują procesy, pomagają w raportowaniu i zwiększają bezpieczeństwo danych. Ale samo wdrożenie nowego systemu, nawet najlepszego na rynku, to proces, który rzadko przebiega gładko. Zaawansowane rozwiązania to jedno, a realia codziennej pracy w biurze rachunkowym – to zupełnie inna kwestia. Dlatego warto mieć świadomość, na jakie wyzwania i przeszkody można się natknąć.
- Poziom skomplikowania systemu księgowego i trudności związane z implementacją - Nowoczesne systemy księgowe kuszą rozbudowanymi funkcjonalnościami. Problem w tym, że im bardziej zaawansowane narzędzie, tym trudniej je wdrożyć. Często okazuje się, że intuicyjność interfejsu pozostawia wiele do życzenia, a użytkownik zamiast uproszczenia pracy czuje się zagubiony. W praktyce implementacja nowego systemu może oznaczać tygodnie testów, szkoleń, migracji danych i dopasowywania funkcjonalności do realnych potrzeb biura. Niektóre programy wymagają drobiazgowej konfiguracji, której nie sposób przeprowadzić bez pomocy specjalistów. Jeśli producent nie zapewnia odpowiedniego wsparcia technicznego, pojawia się frustracja i opóźnienia w pracy zespołu.
Warto też pamiętać, że wdrożenie nie kończy się na zainstalowaniu oprogramowania. System trzeba dostosować do charakteru obsługiwanych klientów, branż, wymogów wewnętrznych i specyfiki samego zespołu księgowego. Bez przemyślanej strategii wdrożeniowej nawet najlepsze narzędzie może okazać się balastem. - Początkowa niechęć pracowników, możliwy opór przed zmianami - Zmiana zawsze budzi emocje. Nawet jeśli wiąże się z usprawnieniem pracy, najpierw zwykle uruchamia mechanizm obronny. W biurach księgowych – gdzie procedury i rutyna mają ogromne znaczenie – opór może być szczególnie silny.
Pracownicy obawiają się, że nie poradzą sobie z nowym systemem. Czasem nie chcą poświęcać czasu na naukę obsługi. Innym razem boją się, że automatyzacja zagrozi ich pozycji w firmie. Takie postawy nie wynikają z niechęci do nowości, ale z braku jasnej komunikacji i wsparcia na etapie zmiany.
Kluczowe jest to, aby wdrożenie nowej technologii było poprzedzone dialogiem. Warto wyjaśniać cele i korzyści, oferować szkolenia i zapewniać dostęp do pomocy technicznej. Kiedy pracownicy czują się częścią procesu, ich nastawienie może się zmienić diametralnie. - Podatność na cyberataki, kwestia zabezpieczenia przechowywanych danych - Dane finansowe to łakomy kąsek dla cyberprzestępców. Wraz z digitalizacją rośnie ryzyko wycieku poufnych informacji, dlatego każde biuro księgowe powinno priorytetowo traktować kwestie bezpieczeństwa.
Wdrażając nowe oprogramowanie czy system, trzeba mieć pewność, że spełnia ona wymagane standardy w zakresie ochrony danych. To nie tylko szyfrowanie czy backupy, ale także procedury dostępu, zarządzanie uprawnieniami i bieżące monitorowanie ewentualnych luk w systemie. Problem pojawia się wtedy, gdy biuro nie dysponuje własnym działem IT. Bez odpowiedniego wsparcia technicznego trudno szybko reagować na incydenty, a zaniedbanie może mieć poważne konsekwencje – zarówno prawne, jak i wizerunkowe. - Integracja oprogramowania z innymi systemami - Biura rachunkowe nie pracują w próżni. Obsługują klientów z różnych branż, współpracują z urzędami, używają wielu narzędzi – od programów do fakturowania po systemy kadrowo-płacowe. Nowe oprogramowanie musi z tym wszystkim „rozmawiać”. Problem w tym, że nie każdy system da się łatwo zintegrować z istniejącą infrastrukturą. Często brakuje gotowych integracji albo wymagają one dodatkowych prac programistycznych – w praktyce oznacza to dodatkowy czas, koszty i ryzyko błędów.
Jeśli system nie pozwala na sprawną wymianę danych z innymi aplikacjami, zespół wraca do ręcznego przenoszenia informacji. Jest to uciążliwe, ale i z pewnością zwiększa ryzyko pomyłek. Dlatego przed wyborem konkretnego rozwiązania warto sprawdzić, jak wygląda kwestia integracji – i czy rzeczywiście działa tak, jak obiecuje dostawca. - Pełna zgodność z przepisami i dostosowywanie się do zmian w prawie - Prawo podatkowe i księgowe zmieniają się dość dynamicznie. Dla biura rachunkowego to codzienność. Dla dostawców technologii – poważne wyzwanie. Nowe rozwiązanie musi nie tylko spełniać aktualne wymogi, ale też reagować na zmiany w przepisach. Brak aktualizacji, opóźnienia we wdrażaniu nowych funkcjonalności czy niedostosowanie do lokalnych realiów może oznaczać ogromne problemy. Zaufanie klientów szybko znika, gdy system nie pozwala wystawić zgodnej z przepisami faktury lub źle liczy składki.
Pamiętaj, że zaufani dostawcy systemów księgowych nie tylko znają rynek, ale przede wszystkim działają proaktywnie. To oznacza, że monitorują zmiany prawne i dbają o to, żeby dostarczane przez nich rozwiązania były zgodne z bieżącymi regulacjami. Biuro nie może brać odpowiedzialności za błędy systemu – a w praktyce często właśnie tak się dzieje. - Koszty początkowe i te związane z aktualizacjami systemu - Nowe technologie księgowe kosztują, i to nie tylko na starcie. Owszem, wiele systemów działa w modelu subskrypcyjnym, co rozkłada wydatki w czasie. Ale to wcale nie oznacza, że wdrożenie nie będzie obciążeniem dla budżetu.
Poza samym oprogramowaniem trzeba często zapłacić za szkolenia, konsultacje, migrację danych, integracje z innymi narzędziami czy personalizację systemu. Do tego dochodzą koszty aktualizacji, które w wielu przypadkach są płatne i obowiązkowe.
Zdarza się, że biuro nie przewiduje wszystkich kosztów i po kilku miesiącach okazuje się, że inwestycja przekroczyła planowany budżet. Dlatego tak ważna jest transparentność ze strony dostawcy i dokładna analiza TCO – całkowitego kosztu posiadania systemu – przed podpisaniem umowy.
Wdrożenie nowych technologii w biurze rachunkowym i związane z tym wyzwania - podsumowanie
Wdrożenie nowych technologii w biurze rachunkowym to nie tylko kwestia zakupu licencji i instalacji programu. To proces, który angażuje zespół, wpływa na codzienną pracę i wymaga odpowiedniego przygotowania.
Trudności pojawiają się na wielu poziomach – od skomplikowanego interfejsu, przez opór pracowników, aż po kwestie bezpieczeństwa i zgodności z przepisami. Każde z tych wyzwań można jednak skutecznie zaadresować – pod warunkiem że współpracujemy z doświadczonym partnerem technologicznym.
Dlatego warto stawiać na rozwiązania, które są tworzone z myślą o realiach pracy biur rachunkowych. Platforma 5 ways… to przykład narzędzia, które rozumie potrzeby księgowych. Jest intuicyjna w obsłudze, zgodna z przepisami, elastyczna i gotowa na integracje. A do tego oferuje wsparcie, które naprawdę działa – zarówno przy wdrożeniu, jak i później, na każdym etapie korzystania z systemu.
Nowoczesna księgowość zaczyna się od technologii. Ale to, co naprawdę robi różnicę, to jakość wdrożenia i zespół, który stoi za konkretnym rozwiązaniem.
Kliknij i polub jeśli pomogliśmy :)
