Digitalizacja dokumentów – na czym polega i dlaczego warto?

Digitalizacja dokumentów to – mówiąc krótko – przejście na elektroniczny obieg dokumentów. To rozwiązanie szybkie, wygodne, ale też bardziej ekologiczne, z którego może korzystać w zasadzie każda firma. Cyfrowe wersje faktur, umów czy rachunków odciążają biznes (dosłownie i w przenośni) i pomagają usprawnić wiele procesów administracyjnych. Na czym dokładnie polega digitalizacja dokumentów i dlaczego warto się na nią zdecydować?

Digitalizacja dokumentów – co to jest?

Digitalizacja dokumentów to proces przekształcania tradycyjnych dokumentów papierowych w wersje cyfrowe. Polega na skanowaniu papierowych dokumentów i ich zapisaniu w postaci plików elektronicznych – najczęściej PDF-ów lub innych formatów możliwych do łatwego udostępniania i przeszukiwania.

Ale digitalizacja dokumentów to nie tylko skanowanie. To także OCR, czyli technologia optycznego rozpoznawania tekstu, która umożliwia konwertowanie zeskanowanych dokumentów do edytowalnej postaci. Dzięki temu możesz łatwo wyszukiwać konkretne informacje w pliku, a nie przeglądać każdą stronę jak w tradycyjnej teczce czy segregatorze.

Digitalizacja dokumentów to pierwszy krok w stronę cyfrowego obiegu dokumentów, który usprawnia codzienną pracę i zmniejsza zależność od fizycznych archiwów.

Jak w praktyce wygląda digitalizacja dokumentów? Na czym polega ten proces?

Cały proces digitalizacji zaczyna się od uporządkowania dokumentów papierowych. Trzeba je przygotować do skanowania: usunąć zszywki, ułożyć w odpowiedniej kolejności, sprawdzić, czy są kompletne. Następnie dokumenty trafiają do skanera – im bardziej zaawansowane urządzenie, tym szybciej i dokładniej można przekształcić dokumenty papierowe w pliki cyfrowe.

Po zeskanowaniu system OCR rozpoznaje treść i przekształca obraz w edytowalny tekst. W kolejnym kroku dokument trafia do odpowiedniego folderu w systemie zarządzania dokumentacją. Może zostać otagowany, opisany metadanymi, zaszyfrowany i przypisany do konkretnego procesu biznesowego. W zależności od potrzeb digitalizacja obejmuje również archiwizację dokumentów – czyli zapisanie ich w chmurze lub na serwerze lokalnym w sposób bezpieczny i zgodny z przepisami o ochronie danych osobowych. Kluczowe jest także zapewnienie szybkiego dostępu do informacji, z dowolnego miejsca i o dowolnej porze.

Po co wykonuje się digitalizację dokumentów?

Firmy decydują się na digitalizację dokumentów z prostego powodu – chcą działać sprawniej. Przechowywanie dokumentacji w formie cyfrowej pozwala uniknąć bałaganu, oszczędza czas i miejsce, a przy okazji poprawia bezpieczeństwo danych. Dzięki digitalizacji łatwiej odnaleźć konkretną fakturę czy raport, nawet jeśli minęło kilka lat od jego wystawienia.

Wprowadzenie digitalizacji dokumentów to także odpowiedź na potrzeby pracy zdalnej i hybrydowej. Pracownicy zyskują dostęp do dokumentacji firmowej z każdego miejsca – wystarczy komputer lub smartfon z dostępem do internetu. Nie trzeba już jechać do biura tylko po to, by zajrzeć do segregatora.

Digitalizacja dokumentów pozwala też zmniejszyć ryzyko zniszczenia oryginałów – np. przez zalanie, pożar czy zwykłe zagubienie. Pliki cyfrowe można kopiować, szyfrować i przechowywać w wielu lokalizacjach jednocześnie.

Jakie rodzaje dokumentacji podlegają digitalizacji?

W praktyce można digitalizować niemal wszystkie dokumenty wykorzystywane w firmie. Najczęściej są to:

• faktury,
• umowy,
• raporty finansowe,
• korespondencja z kontrahentami,
• dokumentacja kadrowa i płacowa,
• formularze, wnioski, załączniki etc.

Digitalizacja obejmuje zarówno bieżące dokumenty w firmie, jak i te, które od lat zalegają w archiwum. Dzięki temu można stopniowo uporządkować zasoby i wyeliminować papierowe dokumenty, które zajmują cenne miejsce w biurze. Cyfryzacja sprawdza się także przy dokumentach technicznych, projektowych czy medycznych – wszędzie tam, gdzie ważna jest możliwość sprawnego przeglądania i archiwizacji danych.

Digitalizacja dokumentów w firmie – jakie są główne korzyści?

Cyfrowy obieg dokumentów to nie tylko wygoda, ale też realne usprawnienie pracy. Gdy dokumenty są dostępne online, można je łatwo udostępniać, komentować i zatwierdzać – bez potrzeby drukowania i podpisywania każdego egzemplarza. Najważniejsze korzyści związane z digitalizacją dokumentów w firmie to:

• Oszczędność miejsca – nie potrzebujesz już kolejnych półek, teczek i segregatorów.
• Redukcja kosztów – mniej papieru, tuszu, usług kurierskich i fizycznych archiwów.
• Dostęp do informacji z każdego miejsca i o każdej porze – także dla zespołów zdalnych.
• Szybszy przepływ dokumentów – faktury nie zalegają na biurku, tylko trafiają od razu do odpowiedniego działu.
• Większe bezpieczeństwo danych – pliki można szyfrować, kopiować i kontrolować poziomy dostępu.
• Łatwość w wyszukiwaniu – dzięki tagom, OCR i metadanym szybko odnajdziesz potrzebne informacje.
• Uporządkowane archiwum – dokumenty są zorganizowane, łatwe do archiwizacji i nie giną w gąszczu papierów.
• Automatyzacja – elektroniczny obieg dokumentów pozwala automatyzować wiele procesów w księgowości, HR czy logistyce.

Digitalizacja dokumentów w firmie i jej zalety - podsumowanie

Digitalizacja dokumentów to nie chwilowa moda, ale standard w nowoczesnym biznesie. Przedsiębiorca, który decyduje się na przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej, zyskuje nie tylko większą efektywność, ale też przewagę konkurencyjną.

Codzienna praca staje się szybsza, bardziej przejrzysta i zautomatyzowana. Dzięki digitalizacji cyfrowe dokumenty firmowe są zawsze pod ręką, uporządkowane i bezpieczne. Nie trzeba już wertować teczek i segregatorów – wystarczy kilka kliknięć, by wyszukać konkretny dokument. Cały proces usprawnia obieg dokumentów w firmie i pozwala lepiej zarządzać czasem oraz zasobami.

Co więcej – digitalizacja pozwala w pełni wykorzystać potencjał nowoczesnych rozwiązań księgowych. Dzięki platformie 5 ways..., przechowywanie dokumentów, ich udostępnianie i archiwizacja stają się jeszcze prostsze. Oprogramowanie łączy wygodę, bezpieczeństwo, funkcjonalność i pozwala na integrację z systemami księgowymi.

Jeśli chcesz usprawnić dokumentację w swojej firmie i mieć nad nią pełną kontrolę – czas na digitalizację!