Ochrona danych osobowych w biurze rachunkowym – jak uniknąć najczęstszych błędów?

Biura księgowe i rachunkowe to sektor usług, od którego wymaga się szczególnej dbałości o ochronę wrażliwych danych osobowych i firmowych. Niestety wciąż mamy do czynienia z uchybieniami w tym zakresie – a te mogą skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi, administracyjnymi i wizerunkowymi. Powinna wyglądać ochrona danych osobowych w biurze rachunkowym? Jakie są najczęściej popełniane błędy w ochronie danych osobowych i jakie procedury warto wdrożyć, żeby do nich nie dopuszczać?

Ochrona danych osobowych w biurze rachunkowym – podstawowe regulacje

Podstawą prawną regulującą przetwarzanie danych osobowych w Polsce jest ustawa o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r., która została uchwalona w związku z koniecznością wdrożenia przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 – znanego powszechnie jako RODO.

Rozporządzenie to wprowadziło szereg obowiązków dla każdego administratora danych – a więc także dla właścicieli biur rachunkowych. Przetwarzając dane osobowe klientów, przedsiębiorca musi nie tylko odpowiednio zabezpieczyć je przed dostępem osób nieuprawnionych, ale też mieć możliwość wykazania, że zrobił wszystko, co jest wymagane przepisami.

Dlaczego bezpieczeństwo i ochrona danych osobowych w biurze rachunkowym jest tak ważna?

W biurze rachunkowym przetwarzane są dane, które w przypadku wycieku mogą wyrządzić poważne szkody. Mówimy tu nie tylko o danych kontaktowych czy numerach NIP, ale także o dokumentach finansowych, umowach o pracę, deklaracjach podatkowych, raportach z ZUS czy fakturach zawierających dane wrażliwe.

Wyciek danych klientów może doprowadzić do ich wykorzystania przez nieuprawnione podmioty. W konsekwencji narażone zostają zarówno osoby fizyczne, jak i firmy, których dokumenty zostały ujawnione. Co więcej – takie naruszenie uderza bezpośrednio w wiarygodność biura rachunkowego. Raz utraconego zaufania klientów nie da się łatwo odzyskać.

Najczęstsze błędy związane z przetwarzaniem informacji - jak powinna wyglądać ochrona danych osobowych w biurze rachunkowym?

Choć większość biur rachunkowych jest świadoma obowiązków wynikających z przepisów RODO, w praktyce wiele z nich popełnia powtarzalne, często bardzo kosztowne błędy.

• Niedopasowanie do zmieniających się procedur - RODO to nie jest zestaw reguł „raz na zawsze”. Przepisy wciąż się rozwijają – pojawiają się nowe wytyczne Urzędu Ochrony Danych Osobowych, zmieniają się też standardy techniczne i organizacyjne. Administrator danych, który nie śledzi tych zmian i nie aktualizuje dokumentacji RODO w biurze rachunkowym, naraża się na naruszenie obowiązujących przepisów.
• Błędy i niedopatrzenia związane ze skrzynkami mailowymi - Skrzynka mailowa to jedno z najczęstszych miejsc, w których dochodzi do niezamierzonego wycieku danych. Wysyłanie załączników bez szyfrowania, błędne adresowanie wiadomości, brak dwuskładnikowego uwierzytelniania – to niestety wciąż codzienność, która niesie ze sobą poważne konsekwencje. Tymczasem dane osobowe w mailach należy traktować z taką samą ostrożnością jak dokumenty papierowe.
• Brak odpowiedniego przeszkolenia personelu - Nawet najlepsze procedury nie wystarczą, jeśli pracownicy biura rachunkowego nie rozumieją zasad ochrony danych. Szkolenie z przepisów RODO i wewnętrznych procedur powinno być obowiązkowe nie tylko przy zatrudnieniu, ale też cyklicznie powtarzane. To administrator danych osobowych odpowiada za to, czy jego zespół wie, jak zabezpieczyć powierzony zbiór danych.
• Lekkomyślne przekazywanie wrażliwych danych - Często zdarza się, że dane osobowe przekazywane są przez telefon, przez ogólnodostępne komunikatory lub – co gorsza – bez uprzedniego podpisania umowy powierzenia danych osobowych. Każde zlecenie, które wymaga przekazania danych innemu podmiotowi (np. firmie zewnętrznej od IT), musi być formalnie zabezpieczone. Tylko wtedy administrator może wykazać, że postępuje zgodnie z RODO w biurze rachunkowym.
• Proste do złamania hasła do systemów i programów księgowych - Bezpieczeństwo danych zaczyna się od silnych haseł. Niestety w wielu biurach rachunkowych stosuje się te same hasła do różnych systemów lub przechowuje je w niezabezpieczonych dokumentach. Takie praktyki to prosta droga do naruszeń. Hasła powinny być unikalne, odpowiednio rozbudowane, najlepiej też regularnie zmieniane i zabezpieczone dodatkowymi środkami (np. 2FA).
• Niestosowanie niszczarek do dokumentów - Choć coraz więcej dokumentów trafia do chmury, papierowa dokumentacja wciąż jest obecna w biurach rachunkowych. Faktury, umowy, zlecenia – wszystko to trzeba odpowiednio przechowywać, a następnie utylizować. Pozostawienie takich dokumentów w ogólnodostępnym koszu to realne zagrożenie dla danych klientów.

Jakie są kary za naruszenie RODO? O czym warto pamiętać?

Naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych może wiązać się z bardzo poważnymi konsekwencjami. Zgodnie z RODO kara za ich nieprawidłowe przetwarzanie może wynosić nawet 20 milionów euro lub 4% rocznego obrotu przedsiębiorstwa – w zależności od tego, która kwota jest wyższa. Jednak dla biura rachunkowego równie dotkliwa może być utrata zaufania klientów.

Wyciek danych wrażliwych naraża firmę na ryzyko straty wiarygodności i reputacji, których nie da się łatwo odbudować. Klient, który raz doświadczył naruszenia swoich danych, w praktyce bardzo rzadko wraca do tego samego usługodawcy.

Warto też pamiętać, że administrator danych osobowych może zostać wezwany do złożenia wyjaśnień przed Urzędem Ochrony Danych Osobowych, a każda dokumentacja RODO w biurze rachunkowym może zostać poddana szczegółowej kontroli.

Ochrona danych osobowych w biurze rachunkowym - dobre praktyki

Działając zgodnie z przepisami i zachowując odpowiednie środki ostrożności, można skutecznie zabezpieczyć dane swoich klientów i uniknąć wielu problemów. Poniżej kilka kluczowych działań, o których powinno pamiętać każde biuro rachunkowe:

• podpisywanie umów w zakresie powierzenia przetwarzania danych osobowych;
• regularne tworzenie kopii zapasowych dokumentów;
• wdrożenie sprawdzonych procedur ochrony danych osobowych;
• szyfrowanie danych i odpowiednia utylizacja dokumentacji;
• korzystanie z zaufanych programów do księgowości takich jak platforma 5 ways..., która skutecznie chroni wrażliwe dane i działa w zgodzie z wymogami polskiego prawa.

Dobrze zabezpieczone biuro rachunkowe nie tylko zna obowiązujące przepisy, ale potrafi wdrożyć właściwe środki techniczne, żeby zastosować je w praktyce. W 5 ways...ochrona danych osobowych w biurze rachunkowym jest naszym priorytetem, aby nasi klienci mogli świadczyć usługi na najwyższym poziomie.