Usuwanie skrzynki mailowej odchodzącego pracownika — jak nie stracić historii komunikacji z klientami?

W dobie cyfrowej transformacji poczta elektroniczna stanowi najpopularniejszy kanał komunikacji biznesowej. To właśnie w skrzynkach e-mail pracowników często znajdują się istotne ustalenia z klientami, negocjacje handlowe, dokumentacja projektowa czy nawet dane osobowe. Kiedy pracownik odchodzi z firmy, przedsiębiorstwo staje przed dylematem: czy i kiedy usunąć jego skrzynkę e-mail, aby pogodzić wymagania bezpieczeństwa, zgodności z RODO i potrzeby firmy?

Ryzyko związane z pozostawieniem aktywnej skrzynki

Pozostawienie aktywnej skrzynki e-mail byłego pracownika może wydawać się korzystne — dzięki temu zachowana jest cała historia korespondencji. Jednak ten wybór niesie za sobą zagrożenia:

1. Bezpieczeństwo informacji - nieużywana, ale nadal aktywna skrzynka staje się łatwym celem dla cyberprzestępców. Może być wykorzystana do phishingu, podszywania się pod firmę (spoofing), a nawet wycieku danych klientów.
2. Brak kontroli nad komunikacją - jeśli skrzynka nie jest odpowiednio monitorowana lub automatycznie przekierowana, klienci mogą nadal pisać na stary adres, nie otrzymując odpowiedzi, co skutkuje spadkiem jakości obsługi i wizerunkowymi stratami.
3. Naruszenia RODO - przechowywanie skrzynek e-mail z danymi osobowymi bez uzasadnionej podstawy prawnej może być uznane za naruszenie przepisów RODO, co naraża firmę na sankcje administracyjne.

Zagrożenie utraty historii komunikacji z klientami

Usuwanie skrzynki e-mail odchodzącego pracownika bez uprzedniego zabezpieczenia danych to zagrożenie operacyjne. Historia komunikacji zawiera często:

• Ustalenia handlowe i projektowe
• Dane kontaktowe i personalne klientów
• Dokumentację reklamacyjną i gwarancyjną
• Uzgodnienia terminów i warunków współpracy

Brak dostępu do tych informacji skutkuje chaosem informacyjnym, osłabieniem relacji z klientami i dezorganizacją zespołów wewnątrz firmy.

Jak postępować z e-mailami byłych pracowników? Najlepsze praktyki

Aby zachować równowagę między bezpieczeństwem, zgodnością z przepisami a ciągłością działania, firmy powinny wdrożyć poniższe praktyki:

1. Procedura archiwizacji skrzynki - Przed dokonaniem czynności jaką jest suwanie skrzynki e-mail odchodzącego pracownika należy wykonać pełny backup skrzynki e-mail i zapisać go w systemie archiwizacji. Narzędzia klasy DMS (Document Management System) lub specjalistyczne rozwiązania e-mail archiving (np. MailStore, Microsoft Compliance Center) umożliwiają szybkie przeszukiwanie historii komunikacji.
2. Przekierowanie e-maili - Tymczasowe przekierowanie korespondencji na inny adres służbowy (np. przełożonego lub nowego opiekuna klienta) pozwala na kontrolę komunikacji i zapobiega “utykaniu” wiadomości na nieaktywnej skrzynce.
3. Wiadomość automatyczna (autoresponder) - Zaprogramowanie wiadomości automatycznej o treści typu: "Osoba X nie pracuje już w firmie. Prosimy o kontakt z Y pod adresem Z"  zwiększy przejrzystość komunikacji i zredukuje zamieszanie po stronie klientów.
4. Tymczasowe przechowywanie danych - Zgodnie z RODO backup skrzynki należy przechowywać tylko przez okres niezbędny do zabezpieczenia interesów firmy (np. do zakończenia projektu lub rozliczenia zobowiązań).

Usuwanie skrzynki e-mail odchodzącego pracownika - podsumowanie

Usunięcie skrzynki e-mail byłego pracownika to nie tylko kwestia techniczna, ale decyzja strategiczna. Niewłaściwe podejście może prowadzić do utraty cennych informacji, narażenia firmy na ryzyko prawne i utraty reputacji w oczach klientów. Dlatego kluczowe jest wdrożenie klarownej procedury postępowania, która łączy bezpieczeństwo danych z zapewnieniem ciągłości biznesowej.