Rozpocznij już dziś!
Rozwijaj i skaluj swój biznes dzięki kompleksowej platformie wspierającej pracę biur księgowych
Wypróbuj za darmo
Każde biuro korzysta z poczty e-mail. To codzienność – faktury, raporty, rozmowy z klientami, wiadomości wewnętrzne. Problem pojawia się wtedy, gdy wśród zwykłej korespondencji pojawia się fałszywy e-mail, którego jedynym celem jest wprowadzenie nas w błąd. Cyberprzestępcy wiedzą, że to właśnie skrzynka pocztowa jest najłatwiejszym kanałem wejściem do firmowych systemów. Wystarczy jedno kliknięcie w podejrzany link albo otwarcie złośliwego załącznika, aby zainfekować komputer, a nawet całe biuro rachunkowe czy dział księgowości. Sprawdź, jak się przed tym bronić.
Najważniejszą zasadą jest ostrożność. Fałszywe wiadomości często udają oficjalną korespondencję od instytucji finansowych, urzędów czy dostawców usług. W treści wiadomości pojawiają się wezwania do natychmiastowego działania – trzeba rzekomo kliknąć link, pobrać pliki, potwierdzić dane logowania, a czasem nawet dokonać pilnej wpłaty. To typowa metoda wywierania presji.
Nieoczekiwane wiadomości zawsze powinny wzbudzać czujność. Jeśli e-mail zawiera obietnicę nagrody, informację o problemach z kontem bankowym albo prośbę o podanie danych osobowych, jest duża szansa, że to oszustwo. Fałszywy e-mail bardzo często zawiera też błędy językowe, dziwnie skonstruowane zdania czy niepasujące do siebie elementy graficzne. Czasem wygląda wiarygodnie na pierwszy rzut oka, ale jeśli sprawdzisz adres nadawcy i porównasz go z prawdziwym adresem e-mail konkretnej instytucji, różnice stają się bardzo widoczne.
#zobacztez
Cyberprzestępcy nauczyli się podszywać pod znane firmy i instytucje, wykorzystując domeny łudząco podobne do oryginalnych. Zamiast „@bank.pl” można otrzymać wiadomość z adresu „@bánk.pl” lub „@bank-support.com”. Takie szczegóły łatwo przeoczyć, zwłaszcza gdy przeglądarka i program pocztowy wyświetlają tylko nazwę nadawcy. Dlatego zawsze warto kliknąć i sprawdzić adres e-mail nadawcy w całości.
Jeżeli adres wygląda dziwnie, zawiera dodatkowe znaki, cyfry albo końcówki domen typu „.xyz” czy „.top”, traktuj wiadomość jako podejrzaną. W biurze najlepiej przyjąć zasadę, że każdy adres, którego wcześniej nie widzieliśmy, wymaga dokładnej weryfikacji.
Phishing to najpopularniejsza technika stosowana przez oszustów. Polega na wysyłaniu wiadomości phishingowych, które mają na celu wyłudzić dane osobowe, hasła, loginy do konta bankowego czy inne poufne informacje. Taki e-mail lub SMS podszywa się pod zaufanego nadawcę, a treści wiadomości zachęcają do kliknięcia podejrzanego linku albo pobrania pliku.
Dzięki phishingowi cyberprzestępcy mogą szybko zdobyć dane logowania i przejąć konta e-mail, konta bankowe, a nawet całe systemy firmowe. Wiele ataków zaczyna się od prostego maila, który trafia do pracownika działu księgowości. Oszust wysyła wiadomość, udając klienta albo szefa i prosi o natychmiastowe przelanie środków. Taki scenariusz powtarza się w firmach na całym świecie.
Masowy atak phishingowy to szeroka akcja, w której cyberprzestępcy wysyłają wiadomości e-mail do tysięcy odbiorców jednocześnie. Liczą na to, że część osób da się nabrać i kliknie w link lub pobierze złośliwe oprogramowanie.
Spear-phishing wygląda inaczej. To atak precyzyjnie wymierzony w konkretną osobę lub dział. Oszust przygotowuje treści wiadomości na podstawie danych z sieci, np. profilu na LinkedIn. E-mail jest dopracowany, odnosi się do realnych projektów czy nazwisk i przez to dużo trudniej go rozpoznać. W takich przypadkach sprawdzenie adresu nadawcy i analiza treści wiadomości staje się kluczowe, bo e-mail jest fałszywy, ale wygląda bardzo profesjonalnie.
Phishing to ledwie wierzchołek góry lodowej. Cyberprzestępcy wykorzystują wiele innych sposobów, aby wprowadzić chaos w biurze i uzyskać dostęp do danych. Warto poznać najczęściej spotykane techniki, by szybciej rozpoznać zagrożeniach:
Najlepszym zabezpieczeniem jest połączenie technologii i świadomości pracowników – w praktyce nawet najlepsze oprogramowanie antywirusowe nie zastąpi zdrowego rozsądku. Każdy pracownik powinien wiedzieć, że nie wolno klikać w podejrzane linki ani pobierać plików z nieznanego źródła.
Warto wdrożyć w firmie dwuskładnikowe logowanie do kont e-mail. Dzięki temu nawet jeśli cyberprzestępca zdobędzie dane logowania, nie uzyska natychmiastowego dostępu do poczty elektronicznej. Należy też regularnie aktualizować systemy, przeglądarki i programy pocztowe, aby minimalizować ryzyko infekcji.
Dział księgowości i finanse powinny stosować jasne procedury. Każda zmiana numeru konta bankowego wymaga telefonicznego potwierdzenia u kontrahenta. Każdy przelew powyżej określonej kwoty powinien przechodzić przez podwójną autoryzację. To proste zasady, które skutecznie zablokują wiele prób oszustwa.
W tym miejscu warto podkreślić także rozwiązania dostępne w systemie 5ways..., który wspiera biura księgowe w codziennej pracy. Jednym z kluczowych zabezpieczeń jest funkcja skanowania wewnętrznych załączników. Dzięki niej użytkownicy nie muszą obawiać się, że w korespondencji czy prowadzonych sprawach pojawi się zawirusowany plik. System automatycznie weryfikuje, czy załącznik nie zawiera złośliwego oprogramowania, co znacznie zwiększa bezpieczeństwo obiegu dokumentów i komunikacji między pracownikami oraz klientami. To praktyczne rozwiązanie, które odciąża zespół i pozwala skupić się na pracy merytorycznej bez ryzyka, że przez nieuwagę ktoś otworzy złośliwy plik.
Bardzo ważne jest też organizowanie szkoleń z zakresu cyberhigieny oraz cyberbezpieczeństwa. Regularne spotkania z pracownikami, na których omawia się najnowsze techniki oszustów i przykłady fałszywych maili, budują świadomość i uczą skuteczniej rozpoznawać podejrzane wiadomości.
Kiedy otrzymasz wiadomość e-mail, która wygląda podejrzanie, pierwszym krokiem jest wstrzymanie się od jakiejkolwiek interakcji. Nie klikaj linków, nie otwieraj załączników, nie odpowiadaj na maila. Sprawdź adres nadawcy i zastanów się, czy rzeczywiście mógł wysłać taką wiadomość. Jeśli coś wzbudza wątpliwości, potraktuj ją jako fałszywy e-mail.
W biurze warto zgłosić sprawę osobie odpowiedzialnej za IT lub przełożonemu. Im szybciej informacja trafi do odpowiednich osób, tym większa szansa, że uda się zablokować atak, zanim wyrządzi poważne szkody. Jeśli podejrzana wiadomość dotyczy płatności, trzeba natychmiast skontaktować się z kontrahentem i potwierdzić treści wiadomości innym kanałem.
Gdy istnieje podejrzenie, że ktoś kliknął w złośliwy link lub pobrał plik, należy niezwłocznie odłączyć komputer od sieci i powiadomić administratora. W takim przypadku ważne jest też szybkie uruchomienie oprogramowania antywirusowego i przeskanowanie systemu.
Kliknij i polub jeśli pomogliśmy :)
Rozwijaj i skaluj swój biznes dzięki kompleksowej platformie wspierającej pracę biur księgowych
Wypróbuj za darmo
Już 7 lipca nastąpi kolejna aktualizacja systemu 5 ways..., a w niej kolejne usprawnienia. Można się spodziewać rozbudowy wizytówek ekspertów, jak również listy klientów. Jakie dokładnie funkcje zostaną wprowadzone? Przeczytaj!
Pragniemy poinformować, że 22 maja 2024 roku została przeprowadzona aktualizacja systemu 5 ways... w ramach której wdrożono m.in. katalog ekspertów, listę klientów i zoptymalizowano funkcje ankiet i obsługi spraw. Przeczytaj artykuł i poznaj szczegóły!