Rozpocznij już dziś!
Rozwijaj i skaluj swój biznes dzięki kompleksowej platformie wspierającej pracę biur księgowych
Wypróbuj za darmo
Platformy internetowe dla biur rachunkowych kuszą elastycznością i wygodą obsługi, ale często pojawiają się pytania o bezpieczeństwo danych w chmurze w programie księgowym. To bardzo wrażliwa kwestia, na którą potencjalni użytkownicy są szczególnie wyczuleni. Sprawdź najważniejsze informacje w tym zakresie i przekonaj się, jak dostawcy tego typu oprogramowania dbają o ochronę danych osobowych.
Nie da się skutecznie zarządzać finansami firmy, gdy dane są narażone na wyciek, awarię czy ataki hakerskie. Dlatego dostawcy usług księgowych online wdrażają szereg rozwiązań, które mają skutecznie chronić wrażliwe informacje klientów. Bezpieczeństwo danych w chmurze w programie księgowym to szansa na sprawne zarządzanie dokumentacją, a zarazem możliwość skutecznego wprowadzania wielu warstw ochrony.
Dane w chmurze są przechowywane w profesjonalnej serwerowni, zarządzanej według rygorystycznych standardów bezpieczeństwa. To znacznie pewniejsza opcja od tradycyjnego oprogramowania księgowego – instalowanego bezpośrednio na komputerze – które narażone jest na awarię czy kradzież. Chmurowe oprogramowanie umożliwia także automatyczne tworzenie kopii zapasowych (tzw. backup'ów) czy skuteczne zarządzanie dostępami użytkowników. Takiego poziomu ochrony danych firmy czy informacji o pracownikach trudno byłoby się spodziewać w wersjach instalowanych lokalnie.
Dla wielu firm przejście na oprogramowanie księgowe online to krok w stronę cyfrowej transformacji. Klienci mają jednak często wątpliwości dotyczące sposobu przechowywania informacji, zarządzania dostępami czy ochrony danych w sytuacjach awaryjnych. Dlatego warto wyjaśnić najważniejsze aspekty.
Dane przechowywane są na bezpiecznych, zewnętrznych serwerach, natomiast za zarządzanie całą infrastrukturą (siecią, serwerownią, centrami danych czy systemami monitorującymi) odpowiedzialny jest dostawca rozwiązania chmurowego. To znacznie skuteczniejsze i tańsze rozwiązanie niż próba utrzymania takiego ekosystemu we własnej firmie. Do chmury można przesłać wrażliwe dane i informacje, mając jednocześnie pewność, że będą skutecznie chronione.
Tutaj warto wspomnieć o tzw. odpowiedzialności współdzielonej. W usługach chmurowych to dostawca jest stroną odpowiadającą za działanie i ochronę infrastruktury, ale osoby z niej korzystające nie mogą pozostać bierne. Ich zadaniem jest dbanie o właściwe zabezpieczenie danych i kont w obrębie systemu, np. poprzez stosowanie silnych haseł i odpowiedniej konfiguracji ustawień prywatności.
Do najczęściej występujących ataków i zagrożeń można zaliczyć:
Ataki typu ransomware – polegają na zablokowaniu informacji firmy i żądaniu okupu w zamian za klucz deszyfrujący.
Jak się bronić: Tworzenie automatycznych kopii zapasowych, stosowanie skutecznego oprogramowania antywirusowego oraz wdrożenie procedur zarządzenia bezpieczeństwem.
Ataki phishingowe – mają na celu wyciągnięcie informacji (loginu, hasła) od pracowników lub klientów, często poprzez fałszywe e-maile czy strony.
Jak się bronić: Edukacja pracowników, wdrożenie filtrów antyphishingowych, stosowanie zapory sieciowej (firewall), weryfikacja dwuetapowa oraz sprawdzanie adresu stron i informacji w komunikacjach.
Nieświadome błędy pracowników – mogą skutkować przypadkowym usunięciem informacji, zmianą dokumentu czy udostępnieniem informacji osobom postronnym.
Jak się bronić: Nadawanie określonych uprawnień w systemie, tworzenie informacji o zmianach (logów) oraz regularne szkolenia w zakresie obsługi oprogramowania.
Używanie słabych haseł, brak weryfikacji dwuetapowej – ułatwiają atakującym dostęp do wrażliwych informacji firmy.
Jak się bronić: Wprowadzenie polityki silnych haseł, wymuszanie zmian co określony czas, wdrożenie weryfikacji dwuetapowej (np. kodu SMS lub aplikacji) oraz zarządzenie rolami i uprawnieniami użytkowników.
Takie podejście przekłada się na skuteczną ochroną firmowych danych, minimalizując ryzyko utraty informacji czy zatrzymania działalności.
Tworzenie kopii zapasowych to kluczowy element zarządzania danymi w chmurze. W ten sposób przygotowywane są automatyczne kopie informacji, które umożliwiają odzyskiwanie danych w sytuacjach awaryjnych, na przykład w wyniku cyberataku, awarii serwera lub błędu użytkownika. Takie backupy zwykle są przechowywane w wielu centrach danych (w różnych lokalizacjach), co daje gwarancję skutecznej ochrony informacji nawet w przypadku awarii jednej placówki.
Tak, wszystkie informacje przechowywane w chmurze są skutecznie szyfrowane. Szyfrowanie danych, w tym dokumentów, informacji o pracownikach czy transakcjach firmy gwarantuje, że osoba, która w jakimś wypadku miałaby dostęp do tych informacji, i tak niczego się z nich nie dowie, gdyż dane są odpowiednio "zakodowane". W tym celu stosowane są sprawdzone metody takie jak protokół TLS czy silne algorytmy szyfrujące.
Użytkownicy programów księgowych online najczęściej otrzymują pełne wsparcie ze strony dostawcy usług chmurowych – za pośrednictwem różnych kanałów komunikacji, czasami nawet 24/7. Eksperci pozostają do dyspozycji w sytuacjach awaryjnych czy w wypadku jakichkolwiek wątpliwości dotyczących zarządzania danymi.
Oczywiście, przechowywanie informacji w chmurze jest w pełni zgodne z przepisami RODO, o ile dostawca oprogramowania wdrożył odpowiednie mechanizmy zabezpieczania danych. Rozwiązania chmurowe spełniają wszystkie wymogi dotyczące ochrony informacji, w tym kontroli dostępu, informacji o przetwarzaniu danych czy zarządzania uprawnieniami. Tak więc firmy i biura rachunkowe mogą korzystać z programów księgowych w zgodzie z obowiązującym prawem.
Oprogramowanie księgowe powinno zawsze pracować w oparciu o aktualne wersje, a wszystkie luki w bezpieczeństwie muszą być natychmiastowo usuwane. Dostawcy przeprowadzają regularne audyty bezpieczeństwa, sprawdzają skuteczność wdrożonych mechanizmów i szukają sposobów na jeszcze lepszą ochronę informacji klientów. Takie podejście gwarantuje, że dane w chmurze są skutecznie zabezpieczane na wielu poziomach.
Klient ma pełny wgląd w swoje dane w każdej chwili. Po zakończeniu korzystania z oprogramowania są one skutecznie usuwane z serwerów – zgodnie z umową i wymogami RODO. Następuje trwałe skasowanie informacji, tak by nie był możliwy przypadkowy lub nieautoryzowany dostęp do nich w przyszłości.
Dane przechowywane w chmurze mogą być skutecznie chronione, o ile dostawca oprogramowania wdroży odpowiednie metody zarządzania, kontroli dostępu, backupu i szyfrowania informacji. W 5 ways... tak właśnie działamy. Chcemy, by firmy naszych klientów spały spokojnie, wiedząc, że informacje o transakcjach, pracownikach czy dokumentach są odpowiednio zabezpieczone.
Takie podejście daje szereg wymiernych korzyści. Chmura umożliwia prosty, szybki i bezpieczny dostęp do informacji w wielu miejscach, a zarazem skutecznie je chroni. To przekłada się na większą skuteczność i płynność w zarządzaniu dokumentacją, pełną zgodność z przepisami, a także daje gwarancję, że w wypadku awarii czy cyberataku dane firmy pozostaną nienaruszone. W 5 ways... przykładamy najwyższą wagę do ochrony informacji naszych klientów – dlatego wdrożyliśmy szereg skutecznych rozwiązań, by firmy korzystające z naszego oprogramowania księgowego online czuły się pewnie i bezpieczne.
Kliknij i polub jeśli pomogliśmy :)
Rozwijaj i skaluj swój biznes dzięki kompleksowej platformie wspierającej pracę biur księgowych
Wypróbuj za darmo
Już 7 lipca nastąpi kolejna aktualizacja systemu 5 ways..., a w niej kolejne usprawnienia. Można się spodziewać rozbudowy wizytówek ekspertów, jak również listy klientów. Jakie dokładnie funkcje zostaną wprowadzone? Przeczytaj!
Pragniemy poinformować, że 22 maja 2024 roku została przeprowadzona aktualizacja systemu 5 ways... w ramach której wdrożono m.in. katalog ekspertów, listę klientów i zoptymalizowano funkcje ankiet i obsługi spraw. Przeczytaj artykuł i poznaj szczegóły!